Personalreferent*in – Schwerpunkt Entgelt & Administration

Gestalte Schule von Grund auf mit – im Team des Schulträgers des Privatgymnasiums Weinheim

Du möchtest nicht nur Schule erleben, sondern sie auch aktiv mitgestalten – dort wo Entscheidungen getroffen, Strukturen geschaffen, Prozesse definiert und Entwicklungen angestoßen werden? Dann freuen wir uns auf dich!

Was dich bei uns erwartet: Ein kleines, vertrauensvolles Team mit Sinn für Verantwortung, kurze Entscheidungswege, Raum für eigene Ideen und ein agiles Arbeitsumfeld, in dem Bildung wirklich zählt.

Wenn Du mit Herz und Verstand dazu beitragen willst, dass Schule gelingt – dann melde dich bei uns. Wir freuen uns, dich kennenzulernen!

Für das Privatgymnasium Weinheim suchen wir eine*n engagierte*n

Personalreferent*in – Schwerpunkt Entgelt & Administration

Du übernimmst eine Schlüsselrolle im Schulträger-Team: Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Geschäftsleitung und politischen Institutionen. Damit stellst Du sicher, dass alle personalrelevanten Prozesse professionell, transparent und zuverlässig ablaufen.

Zu Deinen Aufgaben gehören die Personaladministration, das Vertragswesen sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Du erstellst Verträge, pflegst Daten, bearbeitest Ein- und Austritte und kümmerst Dich um die monatliche Entgeltabrechnung. Darüber hinaus stehst Du unseren Mitarbeitenden als kompetente/r Ansprechpartner/in in allen Fragen rund um Gehalt, Arbeitszeitmodelle, Elternzeit oder Tarifrecht zur Seite.

Ein weiterer Schwerpunkt Deiner Tätigkeit ist die Kommunikation mit öffentlichen Stellen wie dem Regierungspräsidium, dem Landesamt für Besoldung und Versorgung sowie verschiedenen Versicherungen. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung begleitest Du personalrelevante Projekte, bereitest Entscheidungen vor und trägst mit Deiner Sorgfalt und Deinem Überblick dazu bei, dass sich Lehrkräfte und Schulleitung ganz auf das Wesentliche konzentrieren können: gute Bildung.

Personaladministration & Vertragswesen

1. Anlage, Pflege und Verwaltung von Personalakten (digital und physisch)
2. Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zusatzvereinbarungen und Bescheinigungen
3. Bearbeitung von Ein- und Austritten inkl. Ab- und Anmeldungen bei Sozialversicherungsträgern
4. Pflege und Aktualisierung der Stammdaten im Abrechnungssystem
5. Verwaltung von Urlaubs-, Elternzeit- und Teilzeitregelungen

Lohn- und Gehaltsabrechnung

1. Eigenständige Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
2. Anwendung und Auslegung tarifrechtlicher Bestimmungen (insbesondere TV-L) sowie beamtenrechtlicher Vorschriften
3. Abwicklung von Besoldungsangelegenheiten beurlaubter Beamtinnen und Beamten
4. Berechnung und Abführung von Versorgungsabgaben
5. Bearbeitung von Beihilfeangelegenheiten
6. Erfassung und Prüfung von Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Zuschlägen

Behörden- und Institutionenkommunikation

1. Erstellung und Übermittlung gesetzlicher Meldungen an Krankenkassen, Versicherungen, Finanzamt und Sozialversicherungsträger
2. Kommunikation mit dem Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV)
3. Ansprechpartner/in für das Regierungspräsidium und weitere politische Institutionen
4. Austausch mit Versicherungen (Kranken-, Renten-, Zusatzversorgungskassen, Dienstunfähigkeitsversicherungen etc.)
5. Betreuung von Anträgen und Meldeverfahren im Bereich Beamtenversorgung und Beihilfe

Mitarbeiterbetreuung & Beratung

1. Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei Fragen zu Gehalt, Verträgen, Elternzeit, Tarifrecht und internen Richtlinien
2. Beratung von Lehrkräften (verbeamtet/nicht verbeamtet) in Besoldungs-, Versicherungs- und Beihilfeangelegenheiten
3. Unterstützung der Geschäftsleitung bei Stellenausschreibungen, Bewerbungsprozessen und personalrelevanten Projekten

Reporting & Organisation

1. Erstellung von Statistiken, Auswertungen und Berichten für Schulleitung, Träger und Behörden
2. Pflege von Meldelisten, Formularen und internen Vorlagen
3. Unterstützung bei Prüfungen, Audits und Meldungen an externe Institutionen
4. Übernahme allgemeiner Verwaltungsaufgaben im Personalbereich

Dein Profil

1. Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Personalwesen, oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit.
2. Du verfügst über Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie in der Personalsachbearbeitung – Kenntnisse im Tarifrecht (TV-L) und Beamtenrecht sind dabei ein echtes Plus (aber kein Muss!).
3. Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Elternzeitmanagement oder Beihilfe sind für dich keine Fremdwörter, sondern Themen, mit denen du sicher umgehen kannst.
4. Du hast Erfahrung im Umgang mit MS Office und Lohnabrechnungssystemen (z. B. Addison) .
5. Du kommunizierst gern mit unterschiedlichen Ansprechpartnern – ob Kolleg*innen, Schulleitung, Behörden, Versicherungen oder Institutionen wie dem Regierungspräsidium oder dem Landesamt für Besoldung und Versorgung.

Was dich auszeichnet

1. Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und zuverlässig.
2. Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten ist für dich selbstverständlich.
3. Du hast Freude daran, Menschen zu unterstützen und mit deiner Expertise für Klarheit und Sicherheit zu sorgen.
4. Auch wenn es mal stressig wird, behältst du den Überblick und strahlst Ruhe und Zuversicht aus.

1. Ein dynamisches, motiviertes und unterstützendes Team, das gemeinsam "gute Schule" verwirklicht
2. Gestaltungsspielraum für deine Ideen & Visionen
3. Eine wertschätzende Atmosphäre mit flachen Hierarchien & Mitspracherecht
4. Regelmäßige Weiterbildungen & Supervisionen
5. Ein Umfeld, in der soziale Verantwortung, Nachhaltigkeit und Chancengleichheit gelebt werden