Operations Manager*in Administration

Über uns

Heizhelden GmbH ist ein junges, wachsendes Unternehmen mit Sitz am Spittelmarkt in Berlin. Wir verkaufen, montieren und warten hochwertige Bosch-Wärmepumpen, realisieren Klimalösungen und bieten Service- und Wartungsleistungen für private Haushalte und Hausverwaltungen.

Mit über 100 gebauten Wärmepumpen im Jahr 2025 gehören wir zu den größten regionalen Bosch-Partnern in Berlin. Unser Anspruch: skalierbare Prozesse, höchste Bauqualität und echte Kundennähe. Aktuell sind wir ein Team aus 10 Personen – und wachsen weiter.

Deine Rolle

Als

Operations Manager*in (Office & Administration)

übernimmst du eine zentrale Schlüsselrolle im Unternehmen. Du verantwortest kaufmännische und administrative Prozesse, entlastest die Geschäftsführung und stellst sicher, dass unser Tagesgeschäft sauber, strukturiert und verlässlich läuft.

Diese Rolle erfordert mehr als reine Büroorganisation: Du solltest kaufmännische Grundlagen sicher beherrschen und in der Lage sein, diese korrekt und eigenständig anzuwenden.

1. Eigenständige Rechnungslegung und vorbereitende Buchhaltung (inkl. sicherem Umgang mit Vorsteuer, Skonto, Rechnungsprüfung)
2. Strukturierte Bearbeitung von Kundenanfragen per Telefon und E-Mail
3. Terminplanung, Fristenüberwachung und administrative Koordination
4. Unterstützung bei organisatorischen Themen (z. B. Büro-/Standortsuche, interne Abläufe)
5. Mitwirkung an der Weiterentwicklung unserer Prozesse, während das Unternehmen wächst

Was uns besonders wichtig ist

1. Du verstehst kaufmännische Grundlagen (z. B. Vorsteuerprinzip, Skontoberechnung)
2. – oder kannst sie dir selbstständig aneignen und sicher anwenden
3. Du arbeitest akribisch, genau und verlässlich
4. Du hast Lust, dich inhaltlich in unsere Themen einzuarbeiten
5. (Wärmepumpen, Service & Wartung, Klimaanlagen), um Kundenanfragen kompetent bearbeiten zu können
6. Du denkst mit, erkennst Zusammenhänge und möchtest aktiv zum Wachstum beitragen

Was du mitbringst

1. Erfahrung im kaufmännischen / administrativen Umfeld
2. Kaufmännische Ausbildung von Vorteil, aber kein Muss
3. Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools
4. Klare Kommunikation, Kundenorientierung und Verantwortungsbewusstsein

1. Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition in einem wachsenden Unternehmen
2. Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer und Geschäftsführer
3. Kurze Entscheidungswege, hohe Eigenverantwortung
4. Moderne Arbeitsumgebung im Herzen Berlins
5. Attraktive Vergütung zwischen 42.000 € und 54.000 € brutto/Jahr
6. (abhängig von Erfahrung und Ausbildung)
7. Die Möglichkeit, Strukturen aktiv mitzugestalten und mitzuwachsen