Office-Manager*in

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Office-Manager*in (all genders welcome),

um unser Office-Team in den Bereichen Office-Management, Finanzen & Buchhaltung, Vertrieb sowie Assistenz der Geschäftsführung zu unterstützen.

Teilzeit (20 Std.), Vergütung: an EG 9-11 TV-L angelehnt (je nach Qualifikation), Hybrid (mobiles Arbeiten, mind. 2x die Woche im Büro in Oldenburg - Nähe Hbf)

1. Office-Management
2. Etwa zwei Tage pro Woche arbeitest du in Präsenz im Büro in Oldenburg
3. Du unterstützt und begleitest die Digitalisierung von Office-Prozessen
4. Du verwaltest Dokumente und Belege
5. Du unterstützt unser Vertragsmanagement
6. Finanzen & Buchhaltung
7. Du bereitest Überweisungen vor und prüfst unsere Zahlungseingänge
8. Die Bearbeitung von Rechnungen und das Forderungsmanagement liegen in deiner Verantwortung
9. Du prüfst unseren Rechnungseingang
10. Vertriebsunterstützung
11. Du prüfst und verwaltest die Angebote unserer Kunden
12. Du unterstützt im Vertriebs-Backoffice mit Schwerpunkt After-Sales
13. Du vertrittst unsere Vertriebsmanagerin bei Bedarf
14. Kundenkommunikation
15. Du kommunizierst schriftlich und telefonisch mit unseren Kunden auf deutsch und auf englisch
16. Assistenz der Geschäftsführung
17. Du kümmerst dich um Korrespondenz und Terminorganisation mit Netzwerk- und Kooperationspartnern, Kunden sowie Dienstleistern
18. Du planst und organisierst Reisen
19. Du bereitest Sitzungen und Besprechungen vor

1. Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
2. Du hast Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung/Rechnungswesen
3. Deine organisatorischen Fähigkeiten sind sehr gut und du besitzt ein ausgeprägtes Gespür für Abläufe
4. Du identifizierst und übernimmst eigenverantwortlich und proaktiv Aufgaben und es fällt dir leicht sie zu strukturieren
5. Du arbeitest gerne im Team, sprichst dich mit deinen Kolleg:innen ab und bist klar in deiner Kommunikation
6. Du kannst sicher mit MS Office-Anwendungen umgehen
7. Du hast gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
8. Deine Kommunikation mit Kunden, Netzwerkpartner:innen und Dienstleistern ist proaktiv und professionell
9. Du gehst vertraulich mit Informationen um und handelst mit hohem Verantwortungsbewusstsein
10. Du bist motiviert, Veränderungs- und Digitalisierungsprozesse aktiv zu begleiten

1. Der Mensch im Fokus. Bei uns wirst du dich in einem angenehmen Arbeitsklima, in flachen Hierarchien und in einem freundschaftlichen Team von IT-Enthusiasten wiederfinden. Wir möchten uns alle stets weiterentwickeln. Bei uns hast du die Möglichkeit dein Wissen einzubringen und zu erweitern, wie es dir beliebt! Willst du etwas über eine Technologie in Erfahrung bringen? Wir halten gerne interne Fortbildungen! Du hast eine neue coole Technologie, für die du dich interessierst? Erzähl uns davon, in einer internen Fortbildung!
2. Offenheit und Transparenz ist uns innerhalb des Teams wichtig. Nichts geschieht hinter verschlossenen Türen und wir tauschen jederzeit Meinungen und Feedback aus. Du hast eine Idee, wie man einen Prozess verbessern kann? Teil sie uns mit! War eine vergangene Entscheidung doch nicht so gut? Rollback!
3. Als gemeinnütziger Verein sehen wir unsere Aufgabe darin, Hochschulen und ähnlichen Einrichtungen zu helfen, ihre Lehre im digitalen Bereich zu verbessern. “Wissen teilen, Teilen ermöglichen”. Letztendlich sind es die Studierenden, die von uns profitieren, vor allem diejenigen, für die ein Studium ohne ein flexibles digitales Lehrangebot gar nicht erst infrage kommen würde. Wir versuchen zu wachsen und uns zu verbessern, um im Endeffekt unsere Expertise weiter verbreiten zu können.
4. Wir leben und lieben Open-Source! Unsere Projekte und unseren Code kannst du hier finden: https://github.com/elan-ev.
5. Mobiles Arbeiten. Bis zu 60% Remote. Falls aber gewünscht, kannst du natürlich auch einen Büro-Arbeitsplatz an einem unserer Standorte in Oldenburg oder Osnabrück nutzen.
6. Flexible Arbeitszeiten und Vertrauensarbeitszeit in Voll- oder Teilzeit (Uns liegt Familienfreundlichkeit am Herzen ).