Office Management (m/w/d)

Gestalte mit uns die Zukunft unserer Städte!

Du möchtest sinnvoll in einem Unternehmen wirken, das die Zukunft von Städten und Regionen nachhaltig und kooperativ gestaltet? Du hast Lust, bei uns das Feld der Administration zu übernehmen und verantwortlich weiterzuentwickeln? Dann bist du bei uns genau richtig.

Urban Catalyst ist ein führendes Planungsbüro für innovative und nachhaltige Stadtentwicklung. Mit unseren Standorten in Berlin, Wuppertal und Hamburg unterstützen wir deutschlandweit Kommunen, Unternehmen und Initiativen dabei, zukunftsweisende Lösungen für urbane Herausforderungen zu finden und umzusetzen. Wir leben eine agile Führungs- und Organisationsentwicklung: Teams arbeiten selbstbestimmt und eigenverantwortlich, Entscheidungen werden da getroffen, wo sie gebraucht werden.

Für unseren Standort in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für das

Büromanager*in

in Voll- oder Teilzeit (mind. 36 h/Woche), die unser dynamisches Team von derzeit 25 Mitarbeiter*innen tatkräftig unterstützt und unsere administrativen Prozesse verantwortlich weiterentwickelt. In Zusammenarbeit mit dem Controlling hast Du die Buchhaltung im Griff und sorgst dafür, dass Auftraggeber Angebote und Rechnungen erhalten. Du hältst den Projektteams bei administrativen Tätigkeiten den Rücken frei und sorgst dafür, dass das Büro läuft! Bei allem hast Du einen kurzen Draht in die Projekte und auch zur Geschäftsführung. Echt Hands-on eben!

1. Organisation und Optimierung unserer Büroabläufe
2. Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung und Mitwirkung bei Monats- und Jahresabschlüssen
3. Unterstützung bei der Angebots- und Rechnungsstellung sowie beim Mahnwesen
4. Weiterentwicklung und Verwaltung unseres ERP-Systems
5. Mitgestaltung und Verbesserung interner Prozesse
6. Unterstützung der Projektteams bei administrativen Aufgaben

1. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium
2. mind. 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen
3. Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen insb. Excel
4. Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und mit ERP-Systemen
5. strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
6. Lösungsorientierung und schnelle Auffassungsgabe
7. Interesse an Zukunftsthemen der Stadtentwicklung

1. Sinnstiftende Arbeit in einem erfolgreichen Unternehmen
2. Regelmäßige Fortbildungen und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
3. Agile und partizipative Unternehmenskultur
4. Faire Arbeitszeiten und Überstundenausgleich
5. Zentraler Standort in Berlin mit sehr guter öffentlicher Anbindung
6. Möglichkeit zum Homeoffice und flexible Arbeitszeiten