Backoffice, Seminarmanagement & digitale Workflows (gn)

Wir sind Vivere Vital – ein herzliches, innovatives und wachsendes Unternehmen, das Yoga- und Achtsamkeitsretreats, Seminare und Bildungsurlaube an besonderen Orten wie Klöstern, der Nord- und Ostsee organisiert.

Wir sind wzischenzeitlich als Weiterbildungsungsinstitut anerkannt.

Damit hinter den Kulissen alles gut ineinandergreift, suchen wir noch eine zusätzliche engagierte

Persönlichkeit (gn) die unser Team im Backoffice, in der Seminarorganisation und bei der Weiterentwicklung unserer digitalen Arbeitsabläufe

unterstützt. Aktuell sind wir zu viert im Backoffice, überwiegend Remot tätig und freuen uns über Verstärkung.

Teilzeit (20–30 Stunden/Woche) | Hybrid / überwiegend Remote | Raum Ratingen / Düsseldorf

Wir wünschen uns ein echtes Organisationstalent mit Kommunikationsgeschick, Eigeninitiative und Freude daran, Zusammenhänge zu erkennen, mitzudenken und gemeinsam neue Lösungen zu entwickeln.

Dabei setzen wir zunehmend auf moderne digitale Anwendungen und KI-gestützte Workflows, um unsere Abläufe effizienter und einfacher zu gestalten. Eine strukturierte Einarbeitung ist für uns selbstverständlich.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Sie haben Freude daran, Menschen und Abläufe zu koordinieren, arbeiten gerne eigenverantwortlich und möchten gemeinsam mit uns wachsen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

• Organisation und Koordination unserer Seminar- und Buchungsabläufe

• Bearbeitung von Buchungen, Rechnungen, E-Mails und Teilnehmendenanfragen

• Freundliche und verbindliche Kommunikation mit Teilnehmenden, Seminarleitungen und Seminarhäusern

• Pflege, Verwaltung und Veröffentlichung unserer Seminarangebote im Online-Shop

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Beantragung von Bildungsurlaub-Anerkennungen

• Koordination von Terminen, Unterlagen und organisatorischen Abläufen

• Pflege von Datenbanken und Dokumenten sowie Arbeiten mit Microsoft Office

• Mitgestaltung und Optimierung unserer digitalen Workflows, auch mithilfe moderner KI-Tools und Automatisierungen

• Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Strukturen und Prozesse

• Optional: vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater

• Erfahrung in Büroorganisation, Verwaltung oder vergleichbaren Tätigkeiten

• Organisationstalent, eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen

• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Freude am Mitdenken

• Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und ein verbindliches Auftreten

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und digitalen Anwendungen

• Offenheit und Neugier für KI-Tools, Automatisierung und moderne Arbeitsweisen – Vorkenntnisse sind willkommen, aber keine Voraussetzung

• Selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise und Teamgeist

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Idealerweise Erfahrung mit WordPress, WooCommerce oder digitalen Buchungssystemen

Besonders wichtig ist uns: Sie sehen nicht nur einzelne Aufgaben, sondern auch die Zusammenhänge dahinter. Sie erkennen, wo Abläufe verbessert werden können, bringen eigene Ideen ein und haben Freude daran, gemeinsam mit uns etwas zu bewegen.

• überwiegend Remot, hin und wieder persönliches Teamtreffen in Ratingen

• Flexible Arbeitszeitmodelle mit 20–30 Wochenstunden

• Eine strukturierte und persönliche Einarbeitung

• Ein herzliches, wertschätzendes Team und eine angenehme Arbeitsatmosphäre

• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und gegenseitiges Vertrauen

• Raum für Eigeninitiative, kreative Ideen und persönliche Weiterentwicklung

• Moderne digitale Arbeitsweisen und Offenheit für neue Technologien

• Eine abwechslungsreiche, sinnstiftende Tätigkeit in einem wachsenden Unternehmen