Assistent*in der Geschäftsführung – Veranstaltungsmanagement, Kommunikation & Administration

Der UniverCity Bochum e.V. ist ein deutschlandweit einzigartiges Netzwerk, das die Stadt Bochum, sieben Hochschulen, Forschungseinrichtungen und weitere Partner*innen zusammenbringt. Ziel ist es, die Wissensstadt Bochum zu stärken, Innovationsprozesse zu fördern und ko-kreative Veranstaltungsformate zu entwickeln.

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die organisatorische, kommunikative und koordinative Aufgaben übernimmt, um unser Team bei der Umsetzung unserer Vision zu unterstützen.

Ihre Motivation

Es motiviert Sie mit unterschiedlichen Akteursgruppen von Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft im Gespräch zu sein? Innovative Veranstaltungsplanung- und durchführung ist Ihr Ding? Sie arbeiten gerne im Team und sind hier die Stütze für alle organisatorischen und administrativen Prozesse? Sie bringen Unternehmer*innengeist mit und lassen sich auch von stressigen Situationen nicht aus der Ruhe bringen? Projekte und Strukturen mit aufzubauen und gemeinsam zu entwickeln macht Ihnen Spaß? Sie unterstützen gerne bei Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit? Netzwerkarbeit ist Ihnen vertraut? Dann Sind Sie bei uns genau richtig und wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Mitarbeiter*in für Veranstaltungsmanagement, Kommunikation und administrative Koordination – Assistenz der Geschäftsführung (m – w – d)

Veranstaltungsmanagement

1. Planung, Organisation und Durchführung von dialogorientierten und innovativen Veranstaltungsformaten (digital und analog)
2. Raum- und Cateringkoordination sowie Erstellung von Ablauf- und Einsatzplänen
3. Veranstaltungswerbung und Anmeldemanagement

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

1. Unterstützung bei Pressearbeit und Pflege der Social-Media-Kanäle
2. Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen

Administrative Koordination:

1. Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminplanung, Sitzungskoordination und Protokollführung
2. Organisation von Reisen, Hotelbuchungen und allgemeinen administrativen Aufgaben
3. Unterstützung bei Controlling, Finanz- und Lohnbuchhaltung

Must-haves

1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Steuerfachangestellte*r) oder Bachelor-Studium mit Schwerpunkt Sozialwissenschaft, Eventmanagement, Kommunikation oder vergleichbare Qualifikation
2. Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
3. Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
4. Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
5. Organisationstalent mit einer präzisen und strukturierten Arbeitsweise
6. Kommunikationsstärke und Freude am Austausch mit unterschiedlichen Akteur*innen
7. Bereitschaft zu flexiblem Arbeitseinsatz, Teamfähigkeit, hohe Sozialkompetenz und Organisationsfähigkeit
8. Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten

Nice-to-haves

1. Kenntnisse in Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
2. Erfahrung in Social-Media-Management
3. Interesse an der Einarbeitung in neue Themenfelder wie offene Innovationsprozesse
4. Grundkenntnisse in Englisch

1. Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten und sympathischen Multistakeholder-Team
2. Eine wertschätzende und kooperative Arbeitsatmosphäre
3. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu Homeoffice
4. Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kreativen und motivierten Team
5. Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
6. Unbefristete 50%-60% Stelle
7. Teilnahme an themenspezifischen Fortbildungen und persönlicher Weiterentwicklung
8. Ein zentral gelegener Arbeitsplatz in der Bochumer Innenstadt