Assistent*in der Geschäftsführung und des Geschäftszimmers

Wir über uns

Das Institut für Hygiene und Umwelt (HU) ist das Landeslabor der Freien und Hansestadt Hamburg, das Untersuchungen in den Bereichen Lebensmittelsicherheit, Gesundheitsschutz und Umwelt durchführt. In 10 Abteilungen engagieren sich rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Im Zentrum des Auftragsspektrums steht, neben der Führung des Geschäftszimmers, die organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung von Verwaltungstätigkeiten bis zur eigenverantwortlichen Terminkoordination. Darüber hinaus unterstützen Sie die Projektleitung. Als besonders relevant ist hier das Projekt „Neubau Hamburger Landeslabor“ zu benennen, indem ein neues, modernes Laborgebäude geplant wird.

Hier finden Sie weitere Informationen: Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.

Sie

1. führen Protokolle und verantworten sämtliche Korrespondenz sowie Erstellung von Präsentationen und Beschlussvorlagen,
2. übernehmen die Koordination und Abrechnung von Sitzungen, Reisen und sonstigen Veranstaltungen,
3. unterstützen Gremientätigkeiten und sorgen für eine termingerechte Einholung von Beiträgen und Stellungnahmen der Gremienteilnehmer,
4. nehmen Anrufe entgegen, bei denen Sie erste Fragen beantworten und die Anliegen weiterleiten und
5. sind verantwortlich für die Organisation und den Betrieb des Geschäftszimmers sowie die administrative Unterstützung im Bereich des Projektmanagements.

1. abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf oder
2. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
3. Sie besitzen gute organisatorische Fähigkeiten, so dass Sie auch unter Zeitdruck und hohem Arbeitsanfall den Überblick über Ihren Arbeitsbereich zu jeder Zeit behalten
4. Sie verfügen über eine klare und präzise Ausdrucksweise in Wort und Schrift und können die Geschäftsführung und das Institut sicher und kompetent nach außen vertreten
5. Sie verfügen über gründliche Kenntnisse im Bereich des Büromanagements, der Urlaubs- und Arbeitszeitregelungen und entsprechenden Tarif- und Dienstrechts Sie besitzen Grundkenntnisse auf dem Gebiet des Haushaltsrechts und Beschaffungswesens
6. Sie sind gerne bereit, Verantwortung zu tragen und zeichnen sich durch Entscheidungsfreudigkeit und selbständiges teamorientiertes Arbeiten aus

1. eine Stelle, unbefristet, schnellstmöglich zu besetzen
2. Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Entgelttabelle)
3. umfangreiches Fortbildungsprogramm im stadteigenen Zentrum für Aus- und Fortbildung
4. gute Work-Life-Balance, u.a. mit flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten und ein krisensicherer Arbeitspaltz
5. vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten sowie unterschiedliche Angebote der Gesundheitsförderung
6. verkehrsgünstige Lage - Ihr Büro liegt verkehrsgünstig an der S-Bahn-Station Rothenburgsort
7. Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen