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Assistent*in der Geschäftsführung und des Geschäftszimmers
| Nur vor Ort
Ort | Nur vor Ort
bedeutet, dass es einen festen Standort für die Tätigkeit gibt.
vor 2 Wochen
Flexibel
Deutsch
Anstellungsart: Festanstellung
Berufserfahrung: Keine Angabe
Arbeitsbeginn: Ab sofort
Unternehmensorganisation, Management & Beratung
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Intro
Wir über uns
Das Institut für Hygiene und Umwelt (HU) ist das Landeslabor der Freien und Hansestadt Hamburg, das Untersuchungen in den Bereichen Lebensmittelsicherheit, Gesundheitsschutz und Umwelt durchführt. In 10 Abteilungen engagieren sich rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Im Zentrum des Auftragsspektrums steht, neben der Führung des Geschäftszimmers, die organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung von Verwaltungstätigkeiten bis zur eigenverantwortlichen Terminkoordination. Darüber hinaus unterstützen Sie die Projektleitung. Als besonders relevant ist hier das Projekt „Neubau Hamburger Landeslabor“ zu benennen, indem ein neues, modernes Laborgebäude geplant wird.
Hier finden Sie weitere Informationen: Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.
Aufgaben
Ihre Aufgaben
Sie
- führen Protokolle und verantworten sämtliche Korrespondenz sowie Erstellung von Präsentationen und Beschlussvorlagen,
- übernehmen die Koordination und Abrechnung von Sitzungen, Reisen und sonstigen Veranstaltungen,
- unterstützen Gremientätigkeiten und sorgen für eine termingerechte Einholung von Beiträgen und Stellungnahmen der Gremienteilnehmer,
- nehmen Anrufe entgegen, bei denen Sie erste Fragen beantworten und die Anliegen weiterleiten und
- sind verantwortlich für die Organisation und den Betrieb des Geschäftszimmers sowie die administrative Unterstützung im Bereich des Projektmanagements.
Anforderungen
Ihr Profil
- abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder kaufmännischen Beruf oder
- gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Sie besitzen gute organisatorische Fähigkeiten, so dass Sie auch unter Zeitdruck und hohem Arbeitsanfall den Überblick über Ihren Arbeitsbereich zu jeder Zeit behalten
- Sie verfügen über eine klare und präzise Ausdrucksweise in Wort und Schrift und können die Geschäftsführung und das Institut sicher und kompetent nach außen vertreten
- Sie verfügen über gründliche Kenntnisse im Bereich des Büromanagements, der Urlaubs- und Arbeitszeitregelungen und entsprechenden Tarif- und Dienstrechts Sie besitzen Grundkenntnisse auf dem Gebiet des Haushaltsrechts und Beschaffungswesens
- Sie sind gerne bereit, Verantwortung zu tragen und zeichnen sich durch Entscheidungsfreudigkeit und selbständiges teamorientiertes Arbeiten aus
Benefits
Unser Angebot
- eine Stelle, unbefristet, schnellstmöglich zu besetzen
- Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L (Entgelttabelle)
- umfangreiches Fortbildungsprogramm im stadteigenen Zentrum für Aus- und Fortbildung
- gute Work-Life-Balance, u.a. mit flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten und ein krisensicherer Arbeitspaltz
- vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten sowie unterschiedliche Angebote der Gesundheitsförderung
- verkehrsgünstige Lage - Ihr Büro liegt verkehrsgünstig an der S-Bahn-Station Rothenburgsort
- Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen
Bewerbungsprozess
Ihre Bewerbung
- Anschreiben,
- tabellarischer Lebenslauf,
- Nachweise der geforderten Qualifikation,
- aktuelle Beurteilung bzw. aktuelles Zeugnis (nicht älter als drei Jahre),
- für die Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung im Auswahlverfahren einen Nachweis,
- Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes).
Wir freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Männern. Sie werden aufgrund ihrer Unterrepräsentanz bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Für eine Übertragung der Tätigkeit ist der Nachweis erforderlich, dass Sie die Voraussetzungen des Masernschutzgesetzes erfüllen (weitere Informationen).
Informationen für Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Personen
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Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft
Die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Behörde für Umwelt, Klima, Energie und Agrarwirtschaft (BUKEA) wird in Abstimmung mit der Behördenleitung und den Fachämtern im Referat für Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation geplant und umgesetzt. Die Kommunikationsinhalte werden durch die Themenvielfalt der Behörde bestimmt und umfassen Klima, Umwelt, Energie und Agrarwirtschaft. Darüber hinaus verantwortet das Referat für Öffentlichkeit und Kommunikation auch die gesamtstrategische Ausrichtung der Kommunikation sowie politisch herausgehobene Themen der Behördenleitung und einzelne Schwerpunktprojekte, die sich an eine breite Öffentlichkeit wenden.
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