Das “Feedbackgespräch” – oder auch der Tag der Abrechnung aus Zeiten der Top-down Kommunikationspraxis. Negative Bilder eines kritisierenden Vorgesetzten in unseren Köpfen versetzen uns in eine angespannte Abwehrhaltung. Nicht gerade sehr förderlich für das Gespräch! Man könnte meinen, dass diese Szenarien in einer Arbeitsgesellschaft, in der Selbstbestimmung und Wohlfühlatmosphäre einen hohen Stellenwert haben, längst Geschichte sind. Erschreckenderweise empfindet immer noch jede*r fünfte Arbeitnehmer*in eine Rückmeldung vom Vorgesetzten als unangenehm. Dabei sollte eine gute Feedbackkultur sowohl für Führungskräfte als auch Mitarbeiter*innen eine echte Chance sein, individuelle Stärken auszubauen und eine gesunde Vertrauensbasis zu schaffen. 

Wir müssen reden – aber so sicher nicht!

Das jährliche Mitarbeitergespräch, wie es in den meisten Unternehmen leider noch der Fall ist, schafft es wohl kaum, eine nachhaltige und effiziente Kommunikationsstruktur zu erhalten. Stattdessen birgt es die Gefahr, dass nur aktuelle Entwicklungen und Leistungen ins Bewertungsraster fallen, während ältere Projekte keine Beachtung mehr finden. Ebenso beliebt und sinnlos sind “Schablonengespräche”, bei denen Geschäftsführer*in und Mitarbeiter*in, die höchstens mal zwei Worte in der Kaffeeküche gewechselt haben, sich auf Drängen der Personalabteilung an einen Tisch setzen müssen. Dann werden Zahlen verglichen, Rechtfertigungen geäußert und eine halbherzige Erkundung nach dem Wohlbefinden abgeliefert – weil es ja dazu gehört. Das einzige, was hier beide Parteien zusammenschweißt ist die Erleichterung über das Ende des Gesprächs.

Es geht auch anders!

Feedbackgespräche müssen nicht an die Zeugnisübergabe aus Schulzeiten erinnern. Sie sollten sowieso keiner Notenskala oder sonstiger stupider Bewertungsmethoden zu Grunde liegen. Vielmehr geht es hier um einen Dialog auf Augenhöhe, der es Mitarbeiter*innen und Führungskräften ermöglicht, berufliche Entwicklungen anzugehen, Probleme zu besprechen und Lösungen zu finden.

Wir haben bei GoodJobs selbst vor nicht allzu langer Zeit unsere Feedbackkultur ausgebaut und sind nach mehreren “Feedbacks zum Feedback” nun ganz happy damit. Unsere Erfahrungen möchten wir euch natürlich nicht vorenthalten. Übrigens kamen Anstoß und Umsetzung dazu nicht aus der Führungsebene, sondern von zwei Mitarbeiterinnen. Falls ihr also selbst nicht in der Chefetage sitzt, könnt ihr trotzdem Vorschläge zur Verbesserung des Feedbackgesprächs mit einbringen – es muss ja nicht immer alles im Top-down Prozess modernisiert werden.

Feedback – wer mit wem?

Zunächst einmal sollte geklärt werden, wer überhaupt miteinander spricht. Muss das immer der oder die Geschäftsführung mit dem/der Mitarbeiter*in sein? Wir finden nicht! Am sinnvollsten ist es doch, wenn sich genau die Personen Feedback geben, die auch im Joballtag am engsten miteinander arbeiten.

In einem 10-Personen Unternehmen mag das tatsächlich noch nicht so relevant sein. Ab einer gewissen Größe bilden sich aber zwangsläufig verschiedenen Abteilungen, oder zumindest abteilungsähnliche Aufteilungen. Diplom-Psychologe und Professor für Personalmanagement Armin Trost spricht sich auch noch aus einem anderen Grund gegen die klassische Chef-Mitarbeiter Konstellation aus:

“Viele Führungskräfte sehen sich heute nicht mehr als der klassische Boss, der über seinen Mitarbeitern steht, sondern als Teil ihres Teams. Für die ist es unglaublich schwer, ein negatives Urteil über einen ihrer Mitarbeiter abzugeben, das dann sogar vielleicht negative Konsequenzen für diesen hat. Damit werden sie zum Richter, das ist kaum kompatibel mit ihrem Führungsverständnis.”

Wir überlassen es daher unseren Mitarbeiter*innen selbst, sich zwei Buddies für das Feedbackgespräch auszusuchen. Ja, Buddies und nicht Kolleg*innen! Die zunächst mal arbeitsfremde Bezeichnung soll hervorheben, was wir uns darunter vorstellen: ein Dialog wie zwischen Freund*innen mit gutgemeinten aber ehrlichen Ratschlägen. Außerdem gilt: vier Augen sehen mehr, d.h. mit zwei Buddies an der Seite können die Risiken einseitiger Sichtweisen verringert werden. Gemeinsam Lösungen finden, statt gegenseitig zu urteilen ist hier das Motto.

Bessere Vorbereitung, weniger Floskeln

Selbstmanagement hört beim Feedbackgespräch nicht auf. Daher ist jede*r unserer Mitarbeiter*innen selbst dafür zuständig, sich seine gewünschten Buddies und einen Termin zu organisieren. Damit auch Prokrastinationshelden auf ihre Kosten kommen, gibt es einen automatisch eingestellten Reminder, der uns in regelmäßigen Abständen dazu auffordert, das Feedbackgespräch zu planen. Wir halten nichts von starren Abläufen und vorgegebenen Fragen, aber befürworten eine gründliche Vorbereitung, sowohl von den Buddies, die das Feedback geben, als auch dem/der Empfänger*in. Dazu haben wir für beide Seiten ein paar “Leitfragen” gesammelt, die sich jeder vor dem Gespräch stellen kann. Besonders wichtig ist eine ehrliche Reflexion des/der Empfänger*in: Wie fühle ich mich aktuell im Unternehmen? Was lief gut? Wo brauche ich noch Unterstützung? 

Die Feedbackgeber könnten sich fragen: Was kann er/sie besonders gut? Wo sehe ich bei ihm/ihr Entwicklungsmöglichkeiten? Welche Projekte liefen gut und welche hätten vielleicht noch besser laufen können? Das mag sich am Anfang nach viel Extra Zeit anhören, verhindert im Endeffekt aber lange Überlegungen innerhalb des Gespräches und fördert die Effizienz.

Lob und Kritik – ein schwieriger Balanceakt

Zuckerbrot und Peitsche in Monologform? Das ist längst überholt. Sätze, die mit “Du gibst dir immer viel Mühe, deine Aufgaben gut zu erledigen, aber….” beginnen, heben den kritisierenden Teil über das Lob und verringern dadurch seine Wirkung. Zudem kennen die meisten Angestellten diese sogenannte Sandwich Struktur, bei der Kritik auf Lob folgt, um wieder mit Lob abzuschließen. Folglich richtet sich die Aufmerksamkeit schon beim ersten Satz auf den anschließenden “negativen” Teil. Viel sinnvoller ist es, den/die Feedbackempfänger*in zunächst selbst seine Einschätzungen wiedergeben zu lassen, um dann wiederum mit der eigenen Sichtweise darauf einzugehen: “Ich sehe das genauso” oder “Meiner Meinung nach könntest du in diesem Bereich noch…”.

Kritik anzubringen ist manchmal gar nicht so einfach, schließlich wollen wir unsere Kolleg*innen nicht verletzen. Es ist aber absolut notwendig, ehrlich zu sein und auch Dinge anzusprechen, die nicht so gut laufen, damit der/die Gegenübersitzende sich weiterentwickeln kann. Unsere interne Kommunikationsexpertin Mareike Schuh hat bereits einen spannenden Artikel zur gewaltfreien Kommunikation im Job geschrieben, der euch wertvolle Tipps für einen empathischen Dialog liefert. 

Wenn alles gesagt wurde

Es ist wie mit den Neujahrsvorsätzen: man kommt (bestenfalls) hochmotivert aus dem Feedbackgespräch heraus und nimmt sich vor, alle besprochenen Punkte direkt in Tat umzusetzen. Zwei Wochen später schleichen sich dann doch wieder die alten Gewohnheiten ein, die man eigentlich abstellen wollte. Wertvolle Erkenntnisse geraten zwischen Meetings und Deadlines schnell wieder in Vergessenheit. Um unseren Feedbackprozess möglichst nachhaltig zu gestalten, haben wir zwei Dokumente für jede/n Mitarbeiter*in angelegt. Zum einen das Protokoll, das während dem Gespräch von einem der Buddies ausgefüllt wird und für den/die Empfänger*in in einem speziellen Ordner abgelegt wird. So behält man eine Struktur und kann auch noch nach Jahren auf die zeitlich geordneten Feedbackgespräche zugreifen. Zusätzlich gibt es für jede/n Mitarbeiter*in ein kleines Reflexionsdokument, das völlig frei genutzt werden kann. Es soll der persönlichen Weiterentwicklung dienen und kann wie ein Tagebuch in regelmäßigen Abständen oder auch nur ab und an, wenn Bedarf besteht verwendet werden. Ein paar vorgefertigte Fragen helfen bei der Selbstreflexion und unterstützen uns dabei, tiefer in uns hineinzufühlen. Wenn ihr auf der Suche nach guten Fragen zur Inspiration seid schaut doch mal bei der Karrierebibel vorbei.

Feedback Moments

Jährliche Feedbackgespräche sind  in den meisten Fällen für die Tonne, insbesondere, wenn sie kurz vor dem Ende des Geschäftsjahres stattfinden und die Mitarbeiter*innen in Gedanken schon im Winterurlaub sind. Unternehmen, die glauben, dass sie nicht in regelmäßiges Feedback “investieren” müssen, machen damit einen fatalen Fehler und werden auf dem zukünftigen Arbeitsmarkt keine guten Karten haben. Denn es sind gerade die Generationen Y und Z, die mit permanenten Feedback aufgewachsen sind und dieses auch immer wieder einfordern. Likes auf Facebook und Herzen auf Instagram gehören zu den Formen ständiger Rückmeldung, die die junge Generationen fast schon in eine Abhängigkeit der Anerkennung getrieben hat. Man mag das befürworten oder auch nicht – Fakt ist, dass kommende Arbeitskräfte eine Beurteilung ihrer Leistung in Echtzeit wünschen. Wir haben uns bei GoodJobs dazu entschlossen, alle drei Monate ein Feedbackgespräch festzulegen und fahren damit ganz gut. Beim festlegen des Turnus sollte auch die Vorbereitungszeit mit einberechnet werden. 

Es gibt aber auch Momente, da möchte man einer/m Kolleg*in direkt ein Lob aussprechen, zum Beispiel nach einem besonders effizientem Meeting. Oder aber, man fühlt sich in der aktuellen Situation nicht wohl und möchte die Probleme schnell aus dem Weg schaffen. Für beide Situationen haben wir die “Feedback Momente” eingeführt. Das bedeutet jederzeit kann ein kurzes Feedback sowohl gegeben als auch eingefordert werden. Durch die Betitelung wird ein offizieller Rahmen für Wertschätzung und Kritik geschaffen.

Feedback For Future?

Der Wunsch nach Anerkennung und Rückmeldung wird auch in Zukunft nicht aussterben – vielmehr werden immer mehr Unternehmen zum Umdenken “gezwungen”. Im New Work Zeitalter hat das Feedbackgespräch und seine Entwicklung einen hohen Stellenwert; so sieht es auch Armin Trost: „Das jährliche Mitarbeitergespräch hat aus meiner Sicht in modernen Arbeitswelten eher ausgedient.(...) Da braucht es andere Formen. Und jetzt kommt die Frage auf: Was tun wir denn stattdessen? Jetzt kommen alternative Ideen auf. Wie eine Feedback-App, wo Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich gegenseitig Feedback geben und das wird stark inspiriert durch die sozialen Medien, woher wir ein ähnliches Musterverhalten kennen.“

Die ersten Programme sind bereits auf dem Markt, mit denen sich Kolleg*innen ganz leicht und jederzeit via App gegenseitig loben, kritisieren und motivieren können. Wir bevorzugen ja noch das klassische Face-to-Face Gespräch, aber sind auch mit unserer Methode offen für neue Ansätze und natürlich Feedback.