Office Hacks – Das Prinzip „Teamwork“

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Neues Arbeiten braucht neue Räume. Aber was ist dieses „Neue Arbeiten“ und mit welchen räumlichen Ideen lässt sich dieses Arbeiten unterstützen? Wir nehmen uns das Thema scheibchenweiße vor. In unserer zweiten Folge widmen wir uns dem Prinzip „Teamwork“ und wie Räume dabei helfen, damit sie besser funktioniert.

Es ist 2019, und wir verbringen den größeren Teil unseres Arbeitsalltages im Austausch und der Zusammenarbeit mit unseren Kolleg*innen – das aber weniger face-to-face, sondern zum größten Teil digital. Einzelarbeit hingegen macht inzwischen nicht einmal mehr die Hälfte unseres Tages aus. Zumindest im Durchschnitt in einem deutschen Konzern. Neben Meetings in den verschiedensten Formen heißt Austausch vor allem auch Teamarbeit – und das in im besten Fall analog statt digital.  

Austausch im Großen und Kleinen 

In der letzten Folge unsere 6-teiligen Serie haben wir uns mit dem Prinzip „Network“ beschäftigt, in dem es um die Vernetzung und den Austausch innerhalb einer ganzen Abteilung oder gar einem ganze Unternehmen geht. Viele Unternehmen haben dieses Thema inzwischen so sehr im Fokus, dass der „Austausch im Kleinen“ etwas vernachlässigt wird. Aber auch dieser Austausch im Team ist zentral für das Funktionieren eines ganzen Unternehmen und lässt sich gut räumlich unterstützen. Aber wie genau? 

Räumliche Nähe schaffen

Ein Gedanke ist naheliegend: Wenn wir Teamarbeit räumlich fördern wollen, müssen wir Teammitgliedern den Austausch miteinander vereinfachen und sie in räumliche 
Nähe zueinander bringen. In kleinen Unternehmen wie zum Beispiel jungen Start-ups ist das von Natur aus gegeben. Sechs Kollegen auf 30 Quadratmetern. Und alles passiert in einem Raum. Jeder bekommt alles mit, man ist ein Team. In großen Unternehmen ist das nicht unbedingt so. Natürlich kann man sich auch dort als Team verabreden und sich in einem Meetingraum treffen. Aber ein Teamgefühl und spontaner, schneller Austausch entstehen hier nicht. 

Das Vereinsheim im Büro

Nachdem einige Unternehmen in den letzten Jahren weniger glückliche Ausflüge in das Konzept „Alle-arbeiten-überall“ unternommen haben, erfährt nun ein sehr ursprünglicher Gedanke eine Renaissance: Wenn Teams zusammenarbeiten sollen, müssen sie zusammensitzen. Jedes Team hat dann sein Zuhause. Dieses Prinzip nennt sich heute zum Beispiel das „Homebase Prinzip“. Es führt nicht nur zu mehr Austausch im Team. Wie ein Vereinsheim für den Verein, schafft die Homebase einen gemeinsamen Mittelpunkt und eine örtliche Identifikationsmöglichkeit, die sehr zu einem stärkeren Teamgefühl beiträgt. Außerdem schafft sie einen Ort für physische Dinge, die im neuen Arbeiten trotzt digitaler Tools wieder wichtiger werden: Task- oder Scrum-Boards, Teamkalender oder Boards mit Skizzen für das nächste große Projekt. Zusätzlich sorgt der Homebase-Ansatz dafür, dass uns Kolleg*innen aus anderen Teams einfacher finden. Selbst wenn sie uns gar nicht kennen. Wenn wir das Team „Projekt XY“ sind und jemand eine Idee hierzu mitteilen will, kann er uns in unserer Homebase besuchen. 

„Clean-Desk" versus „Clean Homebase“

Also: Teamarbeit wird besser, wenn Teams zusammensitzen und eine eigene Umgebung, ein Zu- hause haben. Noch besser wird Teamarbeit, wenn diese Umgebung auch noch zu dem jewei- ligen Arbeitsstil, dem dominanten Arbeitsmodus passt. Homebases sollten also individuell gestaltbar sein, und das darf man auch sehen. Selbst wenn die Schreibtische miteinander geteilt werden, ist zumindest die Umgebung voll mit Dingen, die das Team ausmacht. Arbeitsmaterial und Ergebnisse, Boards, Fotos, Persönliches ... „Clean Desk“ ist okay, „Clean Homebase“ nicht. Dabei sollten Homebases voneinander leicht getrennt sein. Eine leichte akustische, aber vor allem gefühlte Trennung, zum Beispiel durch einen Raumteiler, sollte hier angedacht werden.

Teamarbeit ist nicht gleich Teamarbeit 

Ein Personalverwaltungsteam arbeitet anders als z.B. ein Produktentwicklungsteam oder ein Marketingteam. Deswegen benötigen unterschiedliche Teams auch unterschiedlich gestaltete Homebases. In unserem Buch „New Workspace Playbook“ schildern wir Aspekte, mit denen sich die eigene Art der Teamarbeit fassen lässt, sodass wir diese gezielt unterstützen können. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist die Frage nach der Frequenz, in der wir zwischen Einzelarbeit und Teamarbeit hin und her wechseln. 

Teamarbeit im Block

Es gibt Teams, in denen Teamarbeit wichtig ist, aber vor allem in geplanten Blöcke passiert. Ein Marketingteam wäre ein klassisches Beispiel. Hier trifft man sich häufig in kleinen Grüppchen für 1-3 Stunden, um Konzepte zu besprechen, Ideen oder eine Kampagne zu entwickeln. Danach sitzt das Team wieder an Schreibtischen, und mailt, telefoniert oder schreibt in Einzelarbeit. Intensive Teamsession und Einzelarbeit wechseln sich ab. Da nicht immer alle an den Sessions beteiligt sind, sollte es für beide Arbeitsmodi eigenen Angebote geben. Hier hat sich Teamraum in unmittelbarer Nähe zu den eigenen Schreibtischen bewährt. Wichtig hierbei: Der Teamraum sollte exklusiv dem Team zur Verfügung stehen, sodass hier auch Arbeitsmaterial hängen bleiben darf. Dabei reicht eine Größe von 14 bis 20 Quadratmeter. Gegebenenfalls müssen wir hier die Schreibtische im Desk-Space enger stellen und eventuell teilen. Ein Plus für die Teamkommunikation. 

Im ständigen Dialog

Für ein Produktentwicklerteam wäre ein solches Setting aber viel zu „langsam“. Hier dominiert oft der Arbeitsmodus „Dialog“ also der ständige spontane Wechsel zwischen Einzel- und Zusammenarbeit. Typische Frage: “Hast du mal ´ne Minute?“ Hier wäre das ständige zurückziehen in Teamräume zu aufwendig, weswegen eine Homebase hier die Zusammenarbeit inmitten der Einzelarbeit unterstützen muss. In solchen Spaces finden wir minimale Trennung zwischen den Schreibtischen, jeder hat jeden immer in Sicht- und Rufweite. Tools für eine schnelle Diskussion und spontanen Gedankenaustausch wie Whiteboards oder alternative Sitzmöglichkeiten sind direkt in die Schreibtischfläche integriert. Bei der Nutzung eines solchen Konzepts ist aber das parallele Bereitstellen von Stillarbeits-Möglichkeiten wie z.B. einer Bibliothek oder Denkerzellen sinnvoll. 

Es lohnt sich also den eigenen Teamstil etwas genauer unter die Lupe zu nehmen. Und oft sind die räumlichen Requisiten, die wir für ein bessere Teamarbeit brauchen schon vorhanden. Nur nutzen wir unsere Räume und Flächen oft viel zu unbewusst und ohne Plan, was von unserer Arbeit wo und von was getrennt stattfinden müsste. Vielleicht inspiriert ja dieser kleine Exkurs, sich hierüber gemeinsam mit den Kolleg*innen Gedanken zu machen.

Pascal ist Mitgründer der Berliner Innovationsagentur Dark Horse und ihrer ersten Tochter, der Dark Horse Workspaces. Das Team unterstützt Unternehmen bei der Realisierung neuer Arbeitsumgebungen und ist Erfinder des Open Space - Raumteilersystems Supergrid. In ihrem Buch „New Workspace Playbook“  finden alle Inspiration und Argumentationshilfen, die erkannt haben, dass die Arbeitsumgebung einen enormen Einfluss auf neues Arbeiten hat. So kann jede*r seine eigene Arbeitssituation genau evaluieren und die jeweils passenden räumlich-gestalterischen Maßnahmen ergreifen, um die Arbeit zu optimieren.