Neuer Job im Home Office – So gelingt das Onboarding

Der erste Tag im neuen Job ist meistens mit etwas Aufregung verbunden – neue Aufgaben, fremde Umgebung und unbekannte Gesichter. Während der Corona Krise gestaltet sich dieser Neustart teilweise anders: Die “fremde” Umgebung bedeutet höchstens ein Wechsel vom Sofa an den Schreibtisch und neue Kolleg*innen können vorerst nur über den Bildschirm begrüßt werden. So ungewöhnlich der erste Arbeitstag sowieso schon ist – bei der Einarbeitung im Home Office müssen beide Seiten umdenken und die Hürden der technischen Kommunikation überwinden. 

Ein paar Vorteile gibt es dennoch: Keine Hektik am Morgen, weil man am ersten Tag pünktlich sein möchte, der Kaffee schmeckt gut (oder zumindest wie immer) und das heimische Office verspricht Wohlfühlatmosphäre.

Willkommen bei GoodJobs , Thimmo! 

Damit es auch beim Rest klappt, sollte sich der Arbeitgeber gut vorbereiten und den Einarbeitungsprozess gegebenenfalls anpassen. Wir durften selbst Teil des Onboarding Experiments im Home Office sein, als wir vor wenigen Wochen unseren Kollegen Thimmo eingearbeitet haben und waren durchaus positiv überrascht. Unsere HR Managerin Nadine weiß, worauf es dabei ankommt und wie neue Mitarbeiter*innen über eine große Entfernung erfolgreich integriert werden können.

Liebe Nadine, vor Kurzem hast du den Onboarding Prozess für unseren neuen Kollegen Thimmo durchgeführt. Wie hast du dich darauf vorbereitet?

Ich habe alle relevanten Themen und To Dos in einen digitalen abhakbaren Einarbeitungsplan eingepflegt und diesen Thimmo zur Verfügung gestellt. Bei unserem Einarbeitungsplan ist der abteilungsübergreifende Austausch mit berücksichtigt, damit das neue Teammitglied möglichst schnell einen Gesamtüberblick erhält und alle Teammitglieder kennenlernt.

Was hast du dabei im Vergleich zur Einarbeitung vor Ort anders gemacht?

Noch mehr kommuniziert und koordiniert. Ich habe wesentlich mehr Zeit eingeplant und einzelne Aufgaben vorab stärker koordiniert, um für den regelmäßigen Austausch Raum zu schaffen und Abwechslung reinzubringen. Thimmo und ich haben den Einarbeitungsplan wöchentlich durchpriorisiert und bei Bedarf angepasst. Wir haben mindestens zweimal die Woche sehr ausführlich gesprochen und geschaut was er noch braucht und vor dem nächsten größeren Schritt unbedingt wissen sollte. Bei Bedarf haben wir uns auch zwischendurch (virtuell) verabredet oder er hat sich die Infos bei anderen Teammitgliedern eingeholt. Ich habe mir noch öfter als sonst Feedback eingeholt und versucht, offene Fragen schnell zu klären, damit die Motivation im Home Office nicht abhanden kommt. Ich war ganz offen zu Thimmo und habe ihm gesagt, dass es auch für mich das erste Mal ist und ich mich über sein Feedback sowie auf unser gemeinsames Experiment freue. 

Wie sieht ein guter Remote-Einarbeitungsplan aus?

Kommunikativ, abwechslungsreich, Step by Step und zum Abhaken! Nach der Erfahrung mit Thimmo würde ich sagen, dass eine in Wochen aufgeteilte Struktur mit viel Austausch und Abwechslung am sinnvollsten ist. Ich habe mich vorher mit unserem Team abgesprochen, damit sich auch andere Kolleg*innen  mit Thimmo zu verschiedenen Themen austauschen. Wir haben von Woche zu Woche gemeinsam geschaut, was Priorität hat und wie wir das in der nächsten Woche umsetzen können. 

Der erste Tag ist ein Meilenstein. Wie sollte der aussehen?

Der erste Tag sollte nicht vor 10 Uhr beginnen und mit einem Video-Call starten. Bestenfalls wurde mindestens einmal gelacht und jegliche Nervosität ausradiert. Langsam ankommen, Organisatorisches klären, Technik gemeinsam am Telefon einrichten, einen Ausblick auf die Einarbeitungsphase geben und ein erstes gemeinsames virtuelles Mittagessen mit dem Team – mehr braucht es am Anfang nicht. 

Eine Unternehmenskultur erfährt man für gewöhnlich am Besten, wenn man “hautnah” dabei ist. Wie schafft man einen Onboarding Prozess, der über die bloße Zuteilung von Aufgaben hinaus geht?

Ich finde das Wichtigste ist der regelmäßige und teamübergreifende Austausch. Dadurch kann der/die neue Kolleg*in alle Teammitglieder kennenlernen und verstehen, wie die Dynamik in der Organisation funktioniert. Bei einem Neustart im Job muss gerade in den ersten Wochen viel Wissen angeeignet werden. Das ist wichtig, um die Qualität zu sichern und Orientierung zu bieten – aber ohne den engen Austausch mit den Teammitgliedern und den größeren Gesamtüberblick nützt einem das aus meiner Perspektive gar nichts. Verpflichtende Termine und Prios sollten teilweise vorgegeben sein, damit eine lockere Struktur Orientierung gibt. Zeitgleich braucht es aber viel Vertrauen, Freiheit und Selbstorganisation, damit die intrinsische Motivation nicht verloren geht.

Welche Tools kannst du für die Einarbeitung empfehlen?

Alles was Transparenz bringt! Digitale Tabellen zum Abhaken (zum Beispiel mit GoogeDrive oder Trello). Es ist motivierend TO DOs abzuhaken und zu wissen was als nächstes ansteht.

Wie hast du das Kennenlernen mit den anderen Mitarbeiter*innen organisiert?

Thimmo kannte viele von uns schon vom Interview und Probetag, aber alle anderen habe ich einfach mit in den Einarbeitungsplan integriert. Ich habe am Tag zuvor nochmal Bescheid gegeben, dass Thimmo morgen startet und alle sich einbringen können, wenn sie Lust darauf haben.

Mit welchen Schwierigkeiten hattest du zu kämpfen?

Mir fehlte eine stabile Internetverbindung und sich einfach mal kurz zwei Minuten im Arbeitsalltag auf dem Flur auszutauschen. Für mich persönlich war es super schade, dass wir uns nicht sehen konnten, weil ich gerne sehe wie mein Gegenüber auf das von mir gesagte reagiert und man sich am Telefon schneller ablenken lässt.

Gab es durch die Home Office Situation auch Vorteile?

Ja, es gab weniger Unterbrechungen im Daily Business, da der Austausch größtenteils nur  im geplanten Block stattgefunden hat. Ich hatte generell weniger zu erklären, da Thimmo sich bei vielen Themen in Ruhe zuhause reinlesen konnte und die Neugier, die anderen Kolleg*innen auch gut kennenzulernen, insgesamt zu weniger Austausch mit mir geführt hat.

Was hat dich im Nachhinein am meisten überrascht?

Thimmos unantastbare Motivation. Ich wusste schon vorher, dass er große Lust auf den Start bei uns hat, aber mit so viel Euphorie habe ich in so einer Situation nicht gerechnet. Und dass es so viel Spaß gemacht hat und selbst komplexe Themen bei der Remote-Einarbeitung gut abgedeckt werden konnten. 

Welche Tipps würdest du neuen Mitarbeiter*innen für ihre Einarbeitungszeit aus dem Home Office mit an die Hand geben?

Fuchst euch rein, tauscht euch mit dem Team aus und schaut auf eure Motivation. Was braucht ihr, damit ihr mit Freude an die Aufgaben gehen könnt? Priorisiert mit euren Teamleads gemeinsam und gebt direktes Feedback, wenn etwas mal nicht so gut funktioniert hat. Und gerade im Home Office: macht genug Pausen!