Operations / Training Administration Manager (gn)

Dein Job bei StackFuel: Zukunft gestalten.

Die Daten- und KI-Revolution verändert die Arbeitswelt rasant – und wir sorgen dafür, dass niemand zurückbleibt. Mit zertifizierten Online-Weiterbildungen schließen wir die Skill-Gap und machen Menschen fit für Datenskills und KI.

Seit 2017 entwickeln wir praxisnahe Trainingsprogramme, die Unternehmen und Arbeitssuchenden den Einstieg in Datenberufe ermöglichen. Unsere Lernplattform kombiniert interaktive Formate, Coding-Aufgaben, Business Cases und persönliche Betreuung – flexibel, wirksam und staatlich förderbar.

Über 13.000 Absolvent:innen, Partner wie Mercedes-Benz, Deutsche Bahn oder BASF sowie mehrfach ausgezeichnete Programme zeigen: Unser Ansatz wirkt.

Wir sind ein wachsendes Team von rund 60 Data Nerds mitten in Berlin. Vielfalt, Chancengleichheit und Nachhaltigkeit sind für uns mehr als Schlagworte – sie prägen unser Miteinander und unsere Mission.

Klingt spannend? Dann komm zu uns ins Team und gestalte die Arbeitswelt von morgen mit!

Als Training Administration Manager (*gn) sorgst du für den reibungslosen Ablauf unserer (geförderten) Weiterbildungsprogramme und hältst mit dem Team eine unserer wichtigsten KPIs - die Absolventenrate - auf einem hohen Niveau. Du begleitest Teilnehmende auf ihrer Lernreise und sorgst dafür, dass unsere Kunden ihre Trainingsziele erreichen und die bestmögliche Lernerfahrung mit uns haben. Mit deiner Kommunikations- und Schnittstellenarbeit koordinierst du die Zusammenarbeit zwischen uns und den Teilnehmenden, unseren internen Abteilungen, den Unternehmenskunden, sowie der Agentur für Arbeit und stellst sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten. Du übernimmst die organisatorische und administrative Steuerung der Trainingsmaßnahmen – von der Anmeldung über die Kommunikation mit allen Stakeholdern bis hin zur Dokumentation und Prozesskontrolle. Dabei behältst du stets den Überblick über Deadlines, Dokumente und interne Abstimmungen.

Mit einem geschulten Blick für Prozesse optimierst du kontinuierlich Abläufe und Workflows, um unseren Qualitätsstandard hochzuhalten und unsere Maßnahmen effizient umzusetzen.

1. Du planst und organisierst die Trainingsabläufe und begleitest die Teilnehmenden durch ihr jeweiliges Training
2. Du bist verantwortlich für die Sicherstellung reibungsloser Trainingsprozesse und optimierst diese stetig mit dem Team
3. Du arbeitest zur Koordination von Arbeitsabläufen eng mit anderen Abteilungen zusammen, insbesondere Sales, Mentoring, Educational Content und Engineering
4. Du bist die Schnittstelle in der Kommunikation zwischen den Teilnehmenden, unseren internen Abteilungen sowie allen weiteren Stakeholdern
5. Du bietest administrative Unterstützung bei technischen und organisatorischen Fragen, erarbeitest Reportings oder setzt Anfragen um
6. Du berätst bei der Konzeption von neuen Trainingsinhalten und -formaten und entwickelst dafür neue oder optimierte, schlanke und skalierbare Prozesse/Workflows
7. Du bist die Schnittstelle für die abteilungsübergreifende Kommunikation zur Koordination von Arbeitsabläufen
8. Du arbeitest agil und flexibel und spielst dich schnell auf neue Arbeitsweisen ein. Sich schnell ändernde Prozesse sind eine Herausforderung, der du dich gerne annimmst.
9. Du übernimmst die Projektverantwortung und erarbeitest eigenständig ein Key Result, womit du direkt zum Unternehmenserfolg beiträgst.

Werde Teil unseres Teams und gestalte mit uns die Zukunft der datengetriebenen Weiterbildung!

1. du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder Studium, bestenfalls mit psychologischem, pädagogischem oder sonstigem relevanten Hintergrund (Fachgebiet ist kein Muss! - wir begrüßen auch Quereinsteigende)
2. du solltest aber eine Affinität mitbringen zur technischen Umsetzung von Prozessen und schnellen Einarbeitung in administrativen Tools, ggf. bereits (erste) Erfahrung mit Asana, Hubspot (oder anderes CRM), Slack und MS Office sowie LMS (Learning Management System) von Vorteil
3. du liebst Prozessoptimierung, bist ein Organisationstalent und steuerst souverän eigene Projekte
4. ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Empathie im Umgang mit Teilnehmenden, Kunden und der Kollegschaft – und das per Mail, Telefon oder Webinar/Meeting und natürlich auch im Team
5. Mitdenken, eigenständiges Arbeiten, hohe Eigenmotivation, Teamgeist und Freude an agilen Arbeitsmethoden zeichnen dich aus
6. Erfahrung im Customer Support ist dein Plus
7. Ein Plus ist es ebenso, wenn du bereits Erfahrungen im Bereich der geförderten Weiterbildungen und im Kontakt mit der Agentur für Arbeit mitbringst oder auch im B2B-Kontext

1. Du erhältst eine hervorragende Perspektive in einem aufstrebenden Unternehmen in der Learning & Development Branche, das sich täglich mit Zukunftsthemen wie Big Data, künstlicher Intelligenz und innovativen Technologien befasst
2. Du erhältst regelmäßige Schulungen und Workshops auf höchstem Niveau als festen Bestandteil deiner Weiterbildung: Du kannst jederzeit unsere Online-Trainings absolvieren und dich selbst zum Daten- & KI-Experten weiterbilden
3. Du übernimmst vom ersten Tag an Verantwortung und bringst deine eigenen Ideen aktiv ein, gestaltest Prozesse nachhaltig und prägst unsere Abläufe maßgeblich mit
4. Du arbeitest in einem hochmotivierten und smarten Team
5. Du profitierst von flachen Hierarchien und viel Austausch: regelmäßige Einzel- und Feedbackgespräche sind bei uns ein fester Bestandteil
6. Du bekommst ein durchdachtes Onboarding mit Roadmap durch dein Team und deinem persönlichen Onboarding-Buddy
7. Bei uns erlebst du eine offene Feedbackkultur, flexible Organisationsstruktur und Kommunikation auf Augenhöhe
8. Kleine Aufmerksamkeiten, vielfältige Teamevents und gemeinsame Aktivitäten: Spaß und Zusammenhalt stehen bei uns an erster Stelle
9. Workation-Option: Urlaub und Arbeit perfekt kombinieren
10. Im Rahmen unseres hybriden Konzepts entscheidest Du, ob Du remote oder in unserem modernen, brandneuen Office in Berlin-Mitte arbeitest.
11. im Office erwarten dich täglich ein offener und stets aufgefüllter Getränkekühlschrank
12. regelmäßige Foodieevents (Frühstücksbar, Grillen, Smoothies, Eis, usw.)
13. Look and Feel: von Innenarchtikten designtes Office mit vielen verschiedenen Bereichen, wie der großen Community Area, offenen und geschlossenen Arbeitsplätzen, unserer Community Küche, und vieles Mehr

Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung zunächst auf ein Jahr befristet.

*StackFuel gewährleistet die berufliche Gleich­stellung von aller Geschlechter. Schwer­behinderte Personen werden bei gleicher Eignung besonders berück­sichtigt*