Leiter*in der Verwaltung

Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist das weltweit größte Institut, das sich auf Einsteins Vermächtnis – die Allgemeine Relativitätstheorie und darüber hinaus – spezialisiert hat. Es beschäftigt rund 400 Mitarbeitende (Wissenschaftler:innen, Studierende, IT‑ und Verwaltungspersonal) an zwei Standorten: Potsdam und Hannover.

Für unseren Standort in Potsdam suchen wir eine*n

Leiter*in Verwaltung

Die Stelle ist unbefristet und befindet sich im Wissenschaftspark Potsdam-Golm. Unsere zentralen Verwaltungsabteilungen umfassen Finanzen, Personal, Einkauf und Gebäudemanagement. Unser professionelles Verwaltungsteam bietet Wissenschaftler:innen und dem unterstützenden Personal einen hochwertigen Service. Die Arbeitskultur ist kooperativ und freundlich, eine „Can-do“-Mentalität wird geschätzt.

Als Leitung eines Teams von 32 Fachkräften sind Sie – gemeinsam mit Ihrer Stellvertretung – für sämtliche Verwaltungsdienstleistungen am Institut verantwortlich. Sie unterstützen die Geschäftsführung und das Direktorium direkt bei strategischen Entscheidungen und setzen deren Beschlüsse um. Eine gut funktionierende Verwaltung ist wesentlich für die wissenschaftliche Produktivität unseres Instituts. Daher liegt ein Schwerpunkt Ihrer Arbeit auf der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Weiterentwicklung der fachlichen Kompetenzen der Mitarbeitenden.

Weitere Aufgaben umfassen

1. Finanzielle Gesamtverantwortung für das Institut,
2. Kommunikation mit der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft,
3. Zusammenarbeit mit anderen Instituten (einschließlich zweier weiterer Max-Planck-Institute am Campus Potsdam) sowie mit unseren Partneruniversitäten,
4. Projektmanagement,
5. Optimierung der internen Kommunikation,
6. Einbindung von Fachleuten (z. B. für Recht, Steuern, Gebäudetechnik), um unser Institut kontinuierlich weiterzuentwickeln und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher, förderungs- sowie MPG‑interner Regelungen sicherzustellen.

1. Hochschulabschluss (Master oder gleichwertig)
2. Relevante Berufserfahrung, insbesondere in leitender Funktion in einem akademischen und/oder forschungsnahen Umfeld
3. Fundierte Kenntnisse in Verwaltungs-, Arbeits-, Vergabe- und Förderrecht
4. Ausgezeichnete Führungs-, Management- und Coaching-Kompetenzen
5. Hervorragende Projektmanagement- und Planungsfähigkeiten
6. Erfahrung in der Umsetzung von Veränderungsprozessen (Change Management)
7. Ausgezeichnete Kommunikations- und soziale Fähigkeiten
8. Verhandlungsgeschick
9. Analytisches Denken und lösungsorientiertes Arbeiten
10. Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau C1)
11. Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveau C1)
12. Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Office-Software und ERP‑Systemen

1. Eine Vergütung, Sozialleistungen und Vertragsbedingungen gemäß TVöD Bund – je nach Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 15
2. Ein unterstützendes Arbeitsumfeld, das Beruf und Familie in Einklang bringt, mit flexiblen Arbeitszeiten und einer Kindertagesstätte auf dem Campus
3. Die Möglichkeit, in einem freundlichen, internationalen und engagierten Team mitzuwirken und einen bedeutsamen Beitrag zu leisten
4. Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, u. a. durch interne Fortbildungen und individuelles Führungskräftecoaching