HR Operations Manager*in - Payroll

Die Innovationskraft, der Ideenreichtum und der hohe Anspruch unseres Medienhauses spiegeln sich in einer Vielzahl an Angeboten wider: Dazu zählen neben der ZEIT auch unsere ZEIT Magazine, ZEIT Reisen, der ZEIT Shop mit seinem vielfältigen E-Commerce-Angebot, die ZEIT Editionen sowie ein umfangreiches Veranstaltungs- und Konferenzprogramm.

In deiner neuen Funktion wirst du Teil unseres HR Operations-Bereiches, welcher den Employee Life Cycle unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begleitet und alle personalwirtschaftlichen Angelegenheiten verantwortet. Dabei ist das People Service-Team die erste Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden und arbeitet Hand in Hand mit den Personalreferent*innen.

Zur Unterstützung dieses Teams in Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt und zunächst auf zwei Jahre befristet eine*n

HR Operations Manager*in mit Schwerpunkt Payroll

Dein Team.

Unser 22-köpfiges HR-Team begleitet die Mitarbeitenden der ZEIT Verlagsgruppe von Recruiting und Onboarding über Entwicklung und Gesundheit bis hin zu interner Mobilität und ist dabei in den Bereichen People Operations, Organizational Capabilities, Talent Acquisition & Advisory sowie HR Operational Excellence organisiert. Die meisten von uns sitzen in Hamburg, einige auch in Berlin und München. Wir arbeiten eng zusammen, unterstützen uns gegenseitig und treffen uns gern auch außerhalb der Arbeit, z.B. beim Afterwork, bei ZEIT-Events oder auf dem Weihnachtsmarkt.

1. Enge Zusammenarbeit mit unserem externen BPO-Partner: Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen uns und unserem externen BPO-Partner. Du klärst Rückfragen, koordinierst Korrekturen und unterstützt bei der monatlichen Kontenklärung ebenso wie bei Betriebsprüfungen.
2. Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung: Du sorgst dafür, dass alle abrechnungsrelevanten Informationen vollständig, korrekt und fristgemäß bei unserem externen BPO-Partner vorliegen.
3. Erste Anlaufstelle für Fragestellungen mit Entgeltrelevanz: Auch intern bist du Ansprechpartner:in für abrechnungsrelevante Sachverhalte und kümmerst dich ebenso um lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen. Du stellst sicher, dass neue gesetzliche Anforderungen oder Unternehmensrichtlinien zeitnah umgesetzt werden.
4. Erarbeitung interner (Prozess-)Standards: Du definierst und optimierst die internen Prozess-Standards für abrechnungsrelevante Vorgänge. Gemeinsam mit den externen Partnern und den internen Stakeholdern entwickelst du Standards und etablierst entsprechende quality measures, damit die Prozessqualität dauerhaft gewährleistet ist.
5. Mitwirkung bei unserer Digitalisierungsinitiative: Als einer der Key-User für unser HRIS bringst du dich aktiv in unsere digitale Transformation ein. Du begleitest die Implementierung neuer Prozesse und prüfst, an welcher Stelle Prozessautomatisierungen sinnvoll sein können, um uns und unsere abrechnungsrelevanten Prozesse zukunftsfähig aufzustellen.
6. Unterstützung im Tagesgeschäft: Wenn es darauf ankommt, springst du ein und unterstützt deine Kolleg:innen bei operativen Aufgaben in der Personaladministration.

1. Du hast eine kaufmännische Ausbildung mit einer einschlägigen Weiterbildung im Personalbereich erfolgreich abgeschlossen. Alternativ verfügst du über eine Ausbildung zur / zum Steuerfachangestellten oder ein wirtschaftswissenschaftliches Studium mit entsprechendem Schwerpunkt. Du hast bereits mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Personalabteilung, bei einem Steuerberater oder bei einem Abrechnungsdienstleister gesammelt.
2. Du verfügst über fundierte Kenntnisse im Steuer- und Sozialversicherungsrecht und kennst dich sowohl mit Tarifverträgen als auch mit den sonstigen im HR-Bereich geltenden Regeln und Gesetzen gut aus.
3. Du bringst Erfahrung in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung ebenso wie Erfahrung in der Personaladministration, insbesondere in der Pflege eines HRIS und/oder mit einem Abrechnungssystem, mit.
4. Du hast Freude daran, Standards zu erarbeiten und dieses Wissen auch ins gesamte HR-Team und darüber hinaus zu tragen. Dabei hältst du dein eigenes Wissen up to date und informierst dich proaktiv über relevante Entwicklungen.
5. Ein sicherer Umgang mit MS Excel, PowerPoint und SharePoint sind dabei für dich selbstverständlich. Hier endet deine Begeisterung für Digitalisierung aber nicht; du hast Freude daran, Neues auszuprobieren und auch KI ist kein Fremdwort für dich.
6. Du zeichnest dich durch eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise aus. Auch unter dem Zeitdruck des Abrechnungsschlusses und bei unerwartet auftretenden Problemstellungen behältst du den Überblick, bewahrst Diskretion und verlierst den Datenschutz nicht aus den Augen

1. Arbeitsort und - zeit nach individuellen Bedürfnissen: Unsere Arbeitsumgebung ist geprägt von Flexibilität und Individualität. Wir bieten flexible Arbeitszeiten wie Gleitzeit und mobiles Arbeiten sowie vielfältige Teilzeitmodelle, um die Balance zwischen Beruf und Privatleben optimal zu gestalten. Zusätzlich befinden sich unsere Arbeitsplätze in zentraler Lage mit exzellenter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr – einen Zuschuss zum Deutschlandticket gibt es natürlich auch.
2. Lernkultur: Weiterbildung ist uns wichtig. Deshalb bieten wir allen Mitarbeitenden über unsere ZEIT AKADEMIE, die Produkte von ZEIT SPRACHEN, dem Holtzbrinck E-Learning Campus vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Entwicklung. Einmal im Jahr nutzen wir den internen ZEIT University Day sowie regelmäßige University Snacks, um uns zu verschiedenen Themen auszutauschen und voneinander zu lernen.
3. Vergünstigungen: Wir lieben unsere Produkte, daher steht dir die gesamte Bandbreite unserer Publikationen, Veranstaltungen und Medienangebote kostenfrei zur Verfügung. Zusätzlich bieten wir zu Mitarbeiterkonditionen verschiedene Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements sowie unsere ZEIT Shop Produkte an. Über die Plattformen Corporate Benefits und benefit.me kannst du außerdem von vielen Vergünstigungen für Museen, Theater, Festivals, verschiedene Produkte oder Konferenzen profitieren.
4. Kommunikation und Austausch werden bei uns großgeschrieben. Durch verschiedene interne Formate und Projekte, wie z.B. unserem Mentor:innen - und Pat:innen-Programm, einem monatlichen All Hands und begleitenden Newslettern oder beim Mystery Lunch fördern wir Vernetzung und Austausch.
5. Wohlbefinden: Das Employee Assistance Program bietet dir rasche und wirkungsvolle Hilfe sowohl bei beruflichen als auch bei privaten Fragestellungen – auch in besonderen Krisensituationen. Außerdem kannst du von attraktiven Vergünstigungen bei Urban Sports profitieren, um aktiv zu bleiben und deine Gesundheit zu fördern.

Erste Einblicke findest du bei kununu, LinkedIn , XING oder auch auf unserer ZEIT Karriereseite.

Solange diese Position auf unserer Karriereseite sichtbar ist, kannst du dich sehr gerne darauf bewerben - es gibt keine Bewerbungsfrist. Weitere Antworten zu unserem Bewerbungsprozess findest du in unseren FAQ.