Administration & HR Officer (gn)

Der*die Administration und HR Officer ist verantwortlich für die effiziente Verwaltung der administrativen, finanziellen und personalbezogenen Aufgaben der Organisation am Hauptsitz in Berlin.

OlamAid e.V. ist eine internationale Hilfsorganisation mit Sitz in Berlin, die sich den sich entwickelnden Bedürfnissen von Krisen- und Konfliktbevölkerungen widmet. Unsere Mission ist es, Gemeinschaften beim Übergang von der Krise zur Erholung, Rehabilitation und nachhaltigen Lebensführung zu unterstützen. Einer unserer Hauptschwerpunkte sind gefährdete Gruppen und Minderheiten innerhalb der betroffenen Bevölkerung.

1. Stellengröße: Vollzeit
2. Standort: Berlin
3. Beginn: 01.02.2025 oder nach Vereinbarung
4. Dauer: 1 Jahr mit dem Ziel einer Verlängerung

1. Allgemeine Aufgaben

1. Organisation und Koordination des Büroalltags
2. Unterstützung der Geschäftsleitung in administrativen Aufgaben
3. Planung und Durchführung von Gesamt Meetings
4. Verwaltung von Bestellungen und Bürobedarf

2. Administrative Aufgaben

1. Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
2. Vertragsmanagement und Dokumentation wichtiger Unterlagen
3. Unterstützung bei der Erstellung und Einhaltung interner Richtlinien
4. Mithilfe bei der Organisation von Teamevents und Dienstreisen
5. Interne Kommunikation mit dem Team
6. Unterstützung in Überwachung von Zahlungen, Rechnungsstellung und Spesenabrechnungen
7. Zusammenarbeit mit dem Finanzteam zur Einhaltung der Finanzvorschriften

3. Personalverwaltung (HR)

1. Betreuung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus (Rekrutierung, Onboarding, Offboarding)
2. Pflege der Personalakten und HR-Datenbanken
3. Organisation und Dokumentation von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
4. Unterstützung bei der Lohnabrechnung und Sozialversicherungsangelegenheiten in
5. Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
6. Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben und interner HR-
7. Richtlinien

1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Verwaltung, Personalwesen oder Finanzen
2. Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in einer NGO oder internationalen Organisation
3. Nachweisbare Erfahrung im Bereich Büroassistenz, Erfahrung in Vereinsbuchhaltung / vorbereitender Buchhaltung, bzw. im Umgang mit Fördergeldern wünschenswert
4. Sicherer Umgang mit MS Office und HR-Software.
5. Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
6. Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

1. Die Möglichkeit, dich durch die Mitarbeit an einzigartigen Projekten für das Wohl anderer einzusetzen
2. Ein multikulturelles Arbeitsumfeld und ein hochmotiviertes Team
3. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, teilweise mobil zu arbeiten
4. Die Option zur regelmäßigen Teilnahme an Weiterbildungen und Trainings sowie regelmäßigen individuellen Beratungsgesprächen
5. Die Möglichkeit, deine berufliche und persönliche Entwicklung bei uns individuell zu gestalten