Zum produktiven Meeting in 5 Schritten

Wer kennt es nicht? Der Kalender ploppt auf – schon wieder ein Meeting. Dabei würde man doch so gerne endlich seine To Do Liste abarbeiten anstatt die ohnehin begrenzte Zeit bei endlosen Debatten oder langwierigem Smalltalk abzusitzen.
 
Das Problem unproduktiver Meetings ist längst kein unbekanntes mehr. In den USA kosten sie Unternehmen jährlich 37 Milliarden US-Dollar. Kein Wunder: Mitarbeiter*innen eines Unternehmens verbringen im Schnitt 15 Prozent ihrer Gesamtarbeitszeit in Meetings. Gleichzeitig werden fast 70 Prozent von den gemeinsamen Treffen als unproduktiv empfunden. Auch deshalb arbeiten 92% während Meetings nebenher an anderen Aufgaben – einerseits weil sie die Meetings nicht als sinnvoll erachten, aber auch weil ihnen die Zeit für ihre tatsächliche Arbeit fehlt. Damit es dir und deinen Kolleg*innen beim nächsten Meeting anders ergeht, zeigen wir dir hier den Weg zum produktiven Meeting in fünf Schritten. 

5 Schritte zum produktiven Meeting 

Mit diesen 5 Schritten gelingt dir ein Meeting, zu dem deine Kolleg*innen gerne gehen. 

Schritt 1: Vorbereitung

Vorbereitung ist die halbe Miete. Ganz wichtig ist, sich zuerst intensiv Gedanken zum Zweck des geplanten Meetings zu machen. Welche Ergebnisse erwartest du am Ende des Treffens? Es macht für die Planung einen gewaltigen Unterschied, ob ihr gemeinsam Probleme lösen, an einem bereits bestehenden Projekt arbeiten oder erst einmal Ideen sammeln wollt.
 
Stell dir außerdem die Frage, was passieren würde, wenn das Meeting einfach ausfiele. Hätte es euch wirklich gefehlt? Vielleicht ist es für den anstehenden Arbeitsprozess gar nicht notwendig, dass sich alle eine Stunde Zeit nehmen müssen und es gibt sinnvolle Alternativen. 

Schritt 2: Einladung

Gib deinem Meeting einen Titel und eine grobe Agenda – und zwar schon bei der Einladung! So wissen alle Eingeladenen direkt, ob das Meeting für sie überhaupt relevant ist. Lasst die Teilnehmer*innen daraufhin selbst entscheiden, ob sie etwas zum Ziel des Meetings beitragen können. Denn nichts ist schlimmer als ein Meeting, in dem niemand spricht.
 
(Fast) Genauso schlimm ist es, wenn die Teilnehmer*innen deines Treffens unvorbereitet sind. Weise deshalb explizit in deiner Einladung darauf hin, welche Art der Vorbereitung du von den Teilnehmenden erwartest und teile entsprechende Dokumente, Links oder gib ein eigenes Brainstorming als „Hausaufgabe“.
 
In deiner Einladung legst du nicht nur fest, wer am Meeting teilnehmen soll, sondern auch wie lange das Meeting dauert. Meist terminieren Kalender Besprechungen automatisch auf 30 oder 60 Minuten – aber muss ein Meeting wirklich immer so lang dauern? Tatsächlich ist der Zeitaufwand häufig schwer einzuschätzen, da er stark von der Diskussionsfreudigkeit deiner Mitarbeiter*innen abhängt. Grundsätzlich gilt aber: Niemand wird es dir übel nehmen, wenn das Meeting früher zu Ende ist als gedacht, ein Meeting zu überziehen ist hingegen ein absolutes No-Go.

Schritt 3: Durchführung

Damit dein Meeting pünktlich endet ist es wichtig, auch pünktlich mit dem Meeting zu beginnen. Fang daher unbedingt zum festgelegten Zeitpunkt an, sonst verlierst du vollends die Motivation deiner Kolleg*innen, die mit Blick auf ihre volle To Do Liste schon mit den Hufen unterm Bürotisch scharren. Mitarbeiter*innen, die zu spät kommen, werden sich das nächste Mal umso mehr bemühen, pünktlich zu sein. Lifehack im Umgang mit notorischen Zu-Spät-Kommer*innen: Gib ihnen eine bestimmte Aufgabe, die schon vor dem Meeting gemacht werden muss – etwa die Agenda auf ein Flipchart schreiben oder die Präsentation auf die Leinwand bringen.
 
Für Smalltalk ist bei Meetings kein Raum. Plant dafür am besten etwas Zeit vorab ein und beschränkt ihn auf wenige Minuten. Viel besser ist es, ein Check-In Ritual zu entwickeln, das alle Kolleg*innen direkt zu Beginn abholt und in den Meeting-Modus versetzt. Von einer kleinen Meditation bis hin zu einem Satz zu den eigenen Erwartungen an das Meeting ist alles möglich. Auch Liberating Structures eignen sich hervorragend. Bei einer großen Teilnehmer*innenzahl kannst du den Check-In in Kleingruppen ablaufen lassen statt im Plenum.  

Schritt 4: Kommunikation

Eine der wichtigsten Funktionen innerhalb eines Meetings ist die Moderation. Sie sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten, der Zeitrahmen nicht überzogen und das Rederecht gleich verteilt wird. Ein guter Moderator schafft es, die Diskussion wieder zum Thema zurückzuholen, wenn sie abdriftet. Sie bremst diejenigen, die dazu neigen ständig das Wort zu ergreifen und ermutigt andere, die weniger reden. Am besten vergibst du diese Aufgabe an jemanden, der nicht an der Planung des Meetings beteiligt war und die Diskussion entsprechend nicht in eine bestimmte Richtung lenkt.
 
Damit alle von Anfang an im selben Team spielen, macht es Sinn, Spielregeln festzulegen. Diese können beispielsweise an die Wand gehängt oder an den Flipchart geschrieben werden. Gute Regeln sind zum Beispiel:

→  Wir sind pünktlich
→  Wir sind vorbereitet
→  Wir arbeiten alle aktiv mit
→  Wir lassen uns immer ausreden
→  Wir tolerieren andere Meinungen
→  Handys und Laptops bleiben in der Tasche
 
Auch wenn der letzte Punkt vielleicht so manche*n verwundern mag: Die Nutzung von Handys und Laptops hemmt die Produktivität deines Meetings enorm, verleitet dazu nebenher an anderen Aufgaben zu arbeiten und sollte daher tabu sein.

Schritt 5: Abschluss und Ergebnissicherung

Auch wenn es nervt und oldschool erscheint: Die Ergebnisse deines Meetings müssen strukturiert und festgehalten werden. Ein geeignetes Mittel dafür ist das gute, alte Protokoll. Es muss aber keine Transkription jeder Wortmeldung sein – im Gegenteil: Weniger ist mehr. Lass von einer Person im Meetingraum die Ergebnisse zu den einzelnen Agendapunkten stichpunktartig dokumentieren, notier offene Fragen und halte To Dos, Verantwortlichkeiten und Fristen fest. Länger als eine bis maximal zwei Seiten sollte das Protokoll am Ende möglichst nicht sein, sonst wird es unübersichtlich. 
  
Genauso pünktlich wie du mit dem Meeting begonnen hast, solltest du es nun auch beenden. Fasse die wichtigsten nächste Schritte kurz zusammen, verabschiede dich von deinen Kolleg*innen und erkläre das Treffen offiziell für beendet. Hol dir am Ende ruhig auch noch ein Feedback von deinen Kolleg*innen ein. “Auf einer Skala von eins bis zehn – wie nützlich war dieses Meeting im Hinblick auf eure Zielsetzung?” Mit dieser einfachen Methode kannst du prüfen, ob es das nächste Mal wirklich wieder ein Meeting sein muss oder ob es eine bessere Alternative gibt.

13 Tipps für wertvolle Meetings: Auf einen Blick 

1. Vorbereitung ist Pflicht
2. Mitarbeiter*innen müssen rechtzeitig eingeladen und bereits in der Kalendereinladung über eine grobe Agenda informiert werden
3. Beginne das Meeting pünktlich – auch wenn noch nicht alle da sind
4. Begrüße deine Kolleg*innen offiziell und gib eine kurze Einleitung über den Grund und die Ziele des Meeting
5. Handys und Laptops haben in Meetings nichts zu suchen – es sei denn du schreibst das Protokoll, willst Abwesende dazuschalten oder erwartest ausdrücklich Wichtiges
6. Falls Mitarbeiter*innen über Skype oder Telefon zugeschalten sind: Vergesst nicht, auch sie vorzustellen und zu begrüßen
7. Bestimme eine Moderation, die darauf achtet, dass die Zeit eingehalten wird und nicht immer dieselben Personen sprechen
8. Bestimme jemanden, der Ergebnisse, Zuständigkeiten und nächste Schritte protokolliert
9. Jede*r darf ausreden, ohne unterbrochen zu werden
10. Lass Diskussionen zu, achte jedoch darauf, dass diese nicht zu detailreich werden oder vom Thema abdriften 
11. Hol dir am Ende Feedback – war das Meeting wirklich notwendig?
12. Fasse kurz zusammen, welche Ergebnisse das Meeting gebracht hat und welche nächsten Schritte anstehen, zum Beispiel ein nächster Termin für ein Folge-Meeting
13. Beende das Meeting pünktlich und offiziell
 
Unsere Autorin hat sich für ihre Recherche Inspiration von der New Work Expertin Inga Höltmann geholt. Inga hat auf www.accelerate-academy.de eine Checkliste für produktive Meetings erstellt. Die Accelerate Academy ist eine Plattform für neue Arbeit und neues Lernen und bietet an jedem ersten Donnerstag im Monat virtuelle New Work Salons an.