Office Hacks – Das Prinzip „Agility“

Neues Arbeiten braucht neue Räume. Aber was ist dieses „Neue Arbeiten“ und mit welchen räumlichen Ideen lässt sich dieses Arbeiten unterstützen? Wir nehmen uns das Thema scheibchenweiße vor. In unserer fünften Folge widmen wir uns dem Prinzip „Agility“.

Das agile Manifest bleibt agil

Oh oh…Agilität! Agilität könnte das Wort oder das Unwort 2019 werden, seitdem es das die letzten 10 Jahre nicht geworden ist. Jeder redet davon und niemand weiß, was so recht gemeint ist. Und das, obwohl es vor vielen Jahren von 17 Softwareingenieur*innen so schön auf den Punkt gebracht wurde. Mit dem agilen Manifest. In der Softwareentwicklung haben sich diese Grundgedanken in teilweise sehr konkreten Prozessmodellen wie z.B. Scrum manifestiert und durchgesetzt. Inzwischen werden nach diesen Prinzipien bei Tesla zwar auch Autos gebaut, aber in vielen Branchen außerhalb der Softwareentwicklung sind die agilen Frameworks weit weniger konkret und etabliert. 

Agilität heißt tatsächlich Bewegung

Ein Grundgedanke, der aber in wahrscheinlich jeder Branche inzwischen anzutreffen ist, ist: Die einzige Konstante ist Veränderung. Und Flexibilität, also die Fähigkeit auf Veränderung reagieren zu können, eine der wenigen bekannten Antworten darauf. Ganz im Sinne der ursprünglichen Bedeutung des Wortes agil: „sich schnell und frei bewegen können“. Damit ist natürlich eigentlich das Arbeiten ansich gemeint: Schneller Prozesse anpassen, Kommunikation und Selbstorganisation im Unternehmen fördern etc. Wenn aber unsere Arbeit in Zukunft weniger planbar, weil reaktiver wird, kommt auch die Arbeitsumgebung ins Spiel. Denn wenn wir heute zu Thema 1 mit Team A und morgen mit Team B zu Thema 2 zusammensitzen, heißt das zunächst mal, dass zunehmend Bewegung im Office entsteht. Wie kann eine Arbeitsumgebung dies begünstigen? Um es ganz einfach und ein wenig polemisch zu sagen: Eine Arbeitsumgebung sollte dieser schnellen und freien Bewegung einfach nicht im Wege stehen! Aber was heißt das genau? 

Regenschirm, Auto, oder Dubai?

Hierzu wollen wir uns das Thema „Flexibilität als Reaktionsfähigkeit“ etwas differenzierter anschauen. Zunächst: Reagieren kann oder muss man je nach Veränderung unterschiedlich schnell. Nehmen wir ein beliebtes Beispiel für Veränderung: das Wetter. Auf Regen können wir spontan und situativ reagieren. Zum Beispiel können wir, wenn wir sehen, dass es regnet und wir zu Fuß gehen müssen, sofort einen Schirm mitnehmen. Wir könnten aber auch mittelfristiger reagieren, in dem wir uns ein Auto kaufen. Oder wir lösen unser Problem komplett und eher langfristig und ziehen nach Dubai oder Antofagasta. Das können wir natürlich alles gleichzeitig in Gang setzen, aber die Umsetzung dauert unterschiedlich lange. Das Beispiel zeigt, dass es verschiedene „Zeithorizonte“ des Reagierens gibt. Am besten können wir reagieren, wenn wir auf allen Ebenen flexibel sind. Das Gleiche gilt im Kontext unserer Arbeitsumgebung. Wir wollen drei für Arbeitsumgebungen relevante Zeithorizonte betrachten.

Stundenweise Flexibilität – „Hast du mal `ne Minute?“

Die Art unseres Arbeitens verändert sich ständig. Stündlich! Um 8:45 Uhr schreiben wir vielleicht noch eine Mail, um 9:00 stehen wir mit unseren Kolleg*innen schon im Standup-Meeting. Je nach den Erfordernissen unserer Arbeit befinden wir uns über den Tag hinweg also in ganz unterschiedlichen Arbeitsmodi, und diese wechseln ständig. Wir wissen am Morgen noch nicht, wie und wo wir die nächsten Stunden bis zum Mittagessen verbringen werden. 

Eine Arbeitsumgebung kann uns bei dieser stundenweisen Flexibilität, egal was wir tun und wie wir auf spontane Ereignisse wie zum Beispiel ungeplante Calls reagieren, unterstützen. Das Stichwort hier lautet Activity Based Working (aktivitätsbasiertes Arbeiten). Das heißt es gibt für jeden Arbeitsmodus wie Fokusarbeit, Teamarbeit, Videocalls etc. DAS perfekte Umgebungsangebot. Natürlich in ausreichender Quantität, denn man teilt es mit den Kolleg*innen. Diese Angebote brauchen natürlich Platz, weswegen hier meist auf fest zugewiesene Schreibtische verzichtet wird. Das macht auch nur Sinn, denn wenn wir keine Telefonate und keine Fokusarbeit mehr am Schreibtisch machen müssen, weil es dafür viel bessere Angebote gibt, sitzen wir auch nicht mehr viel dort. Ergo können wir diesen Platz besser nutzen. 

Tageweise Flexibilität – „Habt ihr den Raum schon aufgebaut?“

Für das Annehmen eines ungeplanten Calls können wir keine Tische oder Raumtrenner durch die Gegend tragen. Wir haben hier keine Zeit, unsere Umgebung umzukonfigurieren, weswegen wir hierfür auf die beschriebene stundenweise Flexibilität unserer Arbeitsumgebung angewiesen sind; das heißt auf sofort und direkt nutzbare Angebote. Anders sieht das bei Aktivitäten aus, die nicht jede Stunde oder jeden Tag passieren, sondern außergewöhnlich sind, zum Beispiel Workshops oder eine größere Präsentation. Dies sind oft Aktivitäten, die länger andauern und geplant sind, daher hat man Zeit für eine gewisse Anpassung. 

Als Beispiel für eine solche Art tageweiser flexibler Umgebung wollen wir einen Teil des Dark-Horse-Offices betrachten: den White-Space. Dies ist ein Raum für alles Außergewöhnliche: Große Abschlusspräsentationen oder das Fußball-WM-Finale. Oder als Workshop-Setting, mit flexiblen Whiteboard-Wänden in sechs bis acht verschiedene Spaces aufgegliedert, in denen einzelne Teams parallel arbeiten können. Es gibt auch Wochen, in denen sich ein Team alleine in den White-Space einschließt, um intensiv an einer Entwicklung zu arbeiten – umgeben von dutzenden Interviewprotokollen, hunderten Fotos und Canvases. Dann steht in der Mitte ein Sofa, auf dem alles gescannt, diskutiert und entschieden wird. Hier ist dann auch der Buffet-Tresen wieder in Benutzung. Aber kann so etwas nicht jeder Raum? Ja, aber normalerweise nicht, ohne dass Handwerker, Speditionen und Möbelpacker anrücken müssen. 

Das „Geheimnis“ des White-Spaces ist: Er ist einfach ein leerer Raum. Mit ganz viel Stauraum an den Rändern, der in einem Moment als Lager für Stühle und Whiteboards fungiert und im nächsten ein schicker Meeting-Raum wird (wenn alle Stühle und Whiteboards auf der Fläche stehen). Natürlich müssen wir selbst deswegen ständig umräumen, daher sind die Möbel hier vor allem leicht und stapelbar. Alle Möbel, die etwas größer sind, sind deshalb aus Pappe. Und alles, was nicht aus Pappe sein kann (zum Beispiel die Tribüne), hat Rollen. Auf diese Weise ist immer alles da, aber nichts im Weg.

Quartalsweise Flexibilität – „Leute, wir müssen zusammenrücken!“

Aus Unternehmenssicht heißt Flexibilität aber noch etwas anderes, als nur Möbel-Rücken. Hier geht es um eine längerfristige Veränderbarkeit von Arbeitsumgebungen, die über Tische auf Rollen oder wegziehbare Vorhänge hinausgeht. Gemeint sind größere Veränderungen wie das Zusammenlegen von Teams oder das räumliche Reagieren auf eine Einstellungswelle. Diese Flexibilität steht für Konzepte wie „Open Space“ oder „Open Plan“, also offene Bürokonzepte. Reagieren heißt hier zum Beispiel: alle etwas zusammenrücken und mehr Arbeitsplätze pro Quadratmeter schaffen. Oder: Wir haben große Flächen mit kompakt gestellten Schreibtischen, und egal, wie die Belegung schwankt, jeder findet seinen Tisch.

So flexibel offene Konzepte aus Unternehmenssicht sind, so problematisch sind sie für die Mitarbeiter*innen. Neben der fehlenden Individualität sind hier visuelle und akustische Ablenkung wichtige Themen. Für Berater, die sehr oft unterwegs sind und sobald sie sich im Headquarter befinden unbedingt viel voneinander erfahren wollen, ist das alles kein Problem. Für Entwicklerteams, die wochenlang an einem Problem brüten, aber schon. 

Diesen Widerspruch aus Offenheit und Abschirmung lösen immer mehr Unternehmen mit hochflexiblem Raumteilersystemen wie dem Supergrid (siehe Foto). Das Supergrid ist eine 2,30 Meter hohe Gitterstruktur aus weißen Streben. Die Konstruktion kann frei im Raum stehen und mithilfe eines speziellen Schraubenschlüssels verkleinert, vergrößert sowie auf- und abgebaut werden. Außerdem können verschiedenste Elemente in die Gitterstruktur montiert werden: Whiteboards, Monitore, Kühlschränke, Dialog-Nischen, Stauraum oder Stehtische.

Die halboffene Struktur der Supergrids verbindet dabei die Vorteile eines offenen und geschlossenen Raumkonzepts. Es hält die Fläche quartalsweiße flexibel, da es jederzeit umkonfiguriert werden kann. Gleichzeitig schafft es eine gewisse, eben halboffene Trennung, wo wir sie brauchen. Wir erleben eine gefühlte Abschirmung, und trotzdem bleibt die luftige Atmosphäre größerer Flächen erhalten. Vielleicht hört man heraus, dass wir große Fans dieser Lösung sind. Was auch daran liegt, dass wir dieses Meisterstück der Flexibilität mitentwickeln durften. 

Flexibilität im Kopf

Wir wollen festhalten, dass agiles Arbeiten neben einer den Austausch fördernden, individuelleren und menschlicheren vor allem eine flexiblere Arbeitsumgebung braucht. Genauso wichtig für agiles Arbeiten ist aber die Flexibilität im Kopf! 

Pascal ist Mitgründer der Berliner Innovationsagentur Dark Horse und ihrer ersten Tochter, der Dark Horse Workspaces. Das Team unterstützt Unternehmen bei der Realisierung neuer Arbeitsumgebungen und ist Erfinder des Open Space - Raumteilersystems Supergrid. In ihrem Buch „New Workspace Playbook“  finden alle Inspiration und Argumentationshilfen, die erkannt haben, dass die Arbeitsumgebung einen enormen Einfluss auf neues Arbeiten hat. So kann jede*r seine eigene Arbeitssituation genau evaluieren und die jeweils passenden räumlich-gestalterischen Maßnahmen ergreifen, um die Arbeit zu optimieren.