Die perfekte To-do-Liste

Du hast dir mal wieder so einiges vorgenommen und weißt gar nicht, wo du anfangen sollst? Stift in die Hand und rauf auf eine Liste damit! Mit der richtigen To-do-Liste kannst du nicht nur deine Aufgaben abhaken, sondern kommst auch entspannter durch den (Arbeits-)Tag. Wir zeigen dir hier, wie du die perfekte To-do-Liste schreibst. 

Post-It oder Hightech-Liste? 

Hältst du deine anstehenden Aufgaben schriftlich fest, entlastet du dein Gehirn und kannst dich voll und ganz auf deine Erledigungen konzentrieren. Während einige ein Wirrwarr an Notizzetteln mit einer Ansammlung von To Dos bevorzugen und nur bei ihrem kreativen Schreibtischchaos den Überblick behalten, bieten Apphersteller*innen mittlerweile ein buntes Sammelsurium an teils kostenfreien Tools an, um Aufgaben elektronisch zu sortieren. Aber wie funktioniert die To-do-Liste am besten? Darauf gibt es keine pauschale Antwort, vielmehr gilt hier: Probieren geht über studieren. Wenn du also merkst, dass du dein Notizbuch nie zur Hand hast, wenn du es brauchst, solltest du es vielleicht einmal mit einer dieser Apps versuchen: Todoist, Wunderlist oder Google Keep.

Erledige Kleinigkeiten sofort 

Wenn du für Aufgaben nicht länger als zwei Minuten brauchst, solltest du sie direkt erledigen und gar nicht erst auf deine To-do-Liste packen. Zwar kann es durchaus befriedigend sein am Ende des Arbeitstages eine Menge Punkte von der eigenen Aufgabenliste gestrichen zu haben, eine zu lange To-do-Liste kann aber nicht nur überwältigend wirken. Viele kleine Aufgaben verstopfen zudem deinen Arbeitsfluss und lenken von den Aufgaben ab, die wirklich wichtig sind.  

Lege einen Planungszeitraum fest

Es gibt immer mehr zu tun, als Zeit ist. Überlege daher genau, welchen Zeitraum du für deine To-do-Liste anstrebst. Ändern sich bei dir ständig Aufgaben und Fristen, solltest du immer nur Aufgaben für einen einzigen Arbeitstag sammeln. Kannst du etwas mehr vorausschauen oder willst du beispielsweise noch eine Sammlung an Aufgaben vor dem Urlaub abarbeiten, empfiehlt sich eine Liste für drei Tage oder sogar für die ganze Woche. Entscheidend dabei ist, dass du dein dir auferlegtes Pensum auch realistisch erfüllen kannst. 

Erst sammeln, dann einplanen 

Damit im Laufe des Arbeitstags keine Aufgabe und keine Frist hinten runterfällt, solltest du dir die Zeit für ein paar Minuten ausführlichen Brainstormings aller anstehenden Aufgaben nehmen. Durchaus kannst du auch private Aufgaben mit auf die Liste setzen, um zu gewährleisten, dass du dein dir auferlegtes Pensum auch wirklich einhalten kannst. Denn wenn du um 17.00 Uhr schon bei der Ballettvorführung deines Patenkindes sein sollst oder mit deiner Mitbewohnerin zum Frühjahrsputz verabredet bist, wird heute wohl eher kein Überstundentag. 

Denke in ähnlich großen Arbeitsschritten

Größere Aufgaben solltest du in kleine, möglichst ähnlich zeitaufwändige To Dos unterteilen. Dies hat zwei Vorteile: Zum einen gibt die Aufteilung dir einen sehr viel realistischeren Überblick über den tatsächlichen Arbeitsaufwand. Zum anderen sind die einzelnen Teilschritte einer großen Aufgabe meist über mehrere Deadlines verteilt. Sollst du beispielsweise eine Fachveranstaltung in drei Wochen organisieren, so ist die Deadline hier zwar erst in drei Wochen, ein erstes Konzept, die Einladung von Gästen oder die Reservierung des Raums stehen natürlich schon viel früher an.

Fasse Aufgaben zusammen

Genauso solltest du Aufgaben, die gut zusammen erledigt werden können, in einem nächsten Schritt auch auf der To-do-Liste zusammenfassen, auch wenn sie zu unterschiedlichen Fristen fällig sind. Du musst beispielsweise heute zur Druckerei um Veranstaltungseinladungen abzuholen, aber in drei Tagen sollst du die Daten zum Druck einer neuen Broschüre dort vorbeibringen? Versuche alles so zu organisieren, dass du nur einmal zur Druckerei fahren musst. 

Realistisch priorisieren

Ein Haufen anstehender Aufgaben auf einer Liste führt nur selten zum Erfolg, sondern verursacht eher ein mulmiges Gefühl von Überforderung. Mit einer realistischen Priorisierung kannst du dir Abhilfe schaffen. Wann ist welche Aufgabe fällig? Und wann muss ich mit einer Aufgabe beginnen, damit ich sie fristgerecht zu Ende bringen kann? Das sind Gedanken, die du dir für eine gute To-do-Liste stellen musst. Um nun die dringlichsten Aufgaben zu kennzeichnen, gibt es mehrere Methoden: 

- 1-3-5-Regel: Nach der 1-3-5 Regel sollte die ideale To-do-Liste aus nur drei Kategorien bestehen. Ganz oben steht ein einziger Punkt – die wichtigste und dringlichste Aufgabe für den Arbeitstag. Darunter notierst du drei Aufgaben, die ebenfalls noch heute erledigt werden müssen, aber weniger wichtig und aufwändig sind. In einer dritten Kategorie schreibst du dir noch fünf kleinere Aufgaben auf, die “nice to have” sind. Es wäre toll, wenn du heute für diese Aufgaben noch Zeit findest, sie sind aber nicht ganz so dringlich wie die vier vorangegangenen To Dos. 

- ABC-Methode: Bei der ABC-Methode kennzeichnest du alle sehr wichtigen Aufgaben mit A (sofort erledigen), B (später erledigen oder delegieren) und C (delegieren oder verwerfen). 

- Farbmarkierung: Auch eine Markierung deiner Aufgaben mit unterschiedlichen Farben kann dabei helfen, bei einer vollen To-do-Liste den Überblick zu bewahren und keine Deadlines zu verpassen. Dabei kannst du beispielsweise gelb für “heute zu erledigen”, grün für “morgen zu erledigen” und blau für “bis Ende der Woche zu erledigen” benutzen. Nachteil: Kommen neue Aufgaben dazu und verschieben sich Prioritäten, muss die Liste unter Umständen komplett neu geschrieben zu werden. Einigen Menschen hilft dieser Prozess jedoch, sich wieder neu zu ordnen und den Überblick nicht zu verlieren. 

To-do-Liste flexibel halten

Der große Vorteil von digitalen To-do-Listen liegt in der Flexibilität. Oft kommen im Laufe des Tages neue Aufgaben hinzu, andere fallen weg und Deadlines ändern sich. Für den Notizzettel heißt es dann: Bitte einmal neu schreiben, sonst wird es unübersichtlich. Digital lassen sich solche Änderungen viel leichter einpflegen. Allerdings gibt es auch für Freunde des analogen Listenschreibens Helferlein, die bei diesem Problem helfen. Tafelfolien, To Do Karteikarten oder klassische Moderationskarten auf der Pinnwand können einfach umsortiert, verworfen oder neu angelegt werden. 

Kein Pardon – alles muss erledigt werden

Setz dir fixe Deadlines. Mit einem festen Erledigungstermin vor dem es kein Entkommen gibt bist du gezwungen deine Liste zeitnah abzuarbeiten und findest keine Ausflüchte, um dich zurückzulehnen und zu prokrastinieren. Das könnte zum Beispiel so aussehen: “To-do-Liste schreiben, bis Montag 9.30 Uhr, Dauer: 10 Minuten”. Du hast es bis 11.00 Uhr immer noch nicht geschafft? Dann aber ran an den Speck, sonst schreit der Tag nach Überstunden! 

To-do-Liste als Arbeitsmittel begreifen

Eine To-do-Liste ist mehr als nur ein Reminder für anstehende Aufgaben. Vielmehr ist sie ein Arbeitsmittel, um Aufgaben fristgerecht abzuarbeiten, sich dabei selbst zu organisieren und wichtige Informationen zu einzelnen Erledigungen nicht aus dem Blick zu verlieren. Lass daher bei jedem To-do immer auch noch Platz für weitere Notizen, etwa spezielle Wünsche von Kund*innen oder thematische Schwerpunkte, die dein*e Chef*in für die Umsetzung der Aufgabe festgelegt hat. So hast du alles im Blick.