Leiter*in Administration

Für die verantwortliche Bearbeitung, Koordination und Sicherstellung sowie Kontrolle der administrativen Abläufe der Agentur (Finanzen, Personal) suchen wir eine*n 

Leiter*in Administration.

Nach einer Einarbeitungszeit erwarten wir von Ihnen die eigenständige Definition, Standardisierung und kontinuierliche Verbesserung unserer administrativen Prozesse.

Sie sind Sparringspartner*in der Geschäfts­führung sowie Ansprech­partner*in sowohl für das Agenturteam als auch für Externe (Auftraggeber*innen, Steuer­büro, Lohnbüro, Wirt­schafts­prüfer*innen, Bank, Versicherung etc.).

Sie koordinieren unsere administrativen Abläufe. Zur Erledigung v. a. der regelmäßigen buchhalterischen Aufgaben ist Ihnen ein*e studentische*r Mitarbeiter*in zugeordnet, die Sie anleiten und kontrollieren.

• Rechnungseingang: Annahme, Prüfung und Anweisung von Eingangsrechnungen für den Geschäftsbetrieb der con gressa (Zahlungsverkehrssystem ProfiCash)
• Rechnungsausgang: Erstellung von Honorarrechnungen, Zahlungskontrolle, Zahlungserinnerungen und Mahnungen
• Verwaltung von Projektfinanzen: Einnahmen- und Ausgaben, Controlling, Erstellung von Auslagenrechnungen, Projektabschlüsse
• Reisekostenabrechnungen
• Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben der con gressa: Einpflegen in DATEV für die weitere Bearbeitung durch das Steuerbüro (Vorbereitung der Monatsabschlüsse)
• Erstellung der Jahresabschlüsse der con gressa in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Vorbereitung von Investitionsentscheidungen
• Liquiditätskontrolle und -planung
• Beschaffung von Materialien, Geräten etc.
• korrekte Abwicklung der Personaladministration (Stellenausschreibungen, Einstellungsverfahren und Vertragsgestaltung und -kontrolle, On-und Offboarding, Gehaltszahlungen, Sachbearbeitung Krankschreibungen, Urlaube und andere Auszeiten, Bearbeitung arbeits- und personalrechtlicher Fragen) 
• Bearbeitung der o. g. Aufgaben unter Beachtung einzelvertraglicher, datenschutzrechtlicher und weiterer gesetzlicher Bestimmungen

• kaufmännische bzw. betriebswirtschaftliche Qualifikation
• Erfahrung mit Verwaltungs- und Organisationsaufgaben
• Fähigkeit zur selbstständigen Arbeitsorganisation und Entscheidungsfreude
• Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
• sorgfältige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Fähigkeit im Umgang mit DATEV, Lexoffice, ProfiCash bzw. zur schnellen Einarbeitung in diese Anwendungen
• sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen, Affinität zu elektronisch basierten Tools
• Teamfähigkeit und Belastbarkeit in Stress-Situationen
• freundliches, serviceorientiertes Auftreten im Team und gegenüber Auftraggeber*innen

• interessante Projekte aus Wissenschaft und Bildung
• flexible Arbeitszeitmodelle mit der Möglichkeit der Arbeit von Zuhause oder einem mobilen Arbeitsplatz Ihrer Wahl
• die Erfassung aller Überstunden und in jedem Falle Ausgleich durch Freizeit 
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• schnelle Entscheidungswege durch flache Hierarchien
• Förderung der beruflichen Weiterbildung
• ein freundliches kleines und zumeist junges Team 
• eine aufgeschlossene, positive und nachhaltige Unternehmenskultur