Office Manager*in Schulsekretariat

Quinoa Bildung gestaltet Chancengerechtigkeit mit Schulen im Brennpunkt. Unsere erste Schule wurde 2014 eröffnet und befindet sich im Berliner Wedding. Unser Schulkonzept befähigt Jugendliche, ihr persönliches und berufliches Leben selbstbestimmt zu gestalten und bereit zu sein, für die Anforderungen und Jobs der Zukunft.

Stellenbeschreibung

Das Sekretariat ist ein dynamischer, vitaler Ort in der Schule. Hier treffen sich

Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, Eltern, Gäste, Lieferanten und viele mehr. Hier

wird sichergestellt, dass die administrativen Abläufe der Schule termingerecht und

fehlerfrei bearbeitet werden, um den Schulalltag professionell zu begleiten und die

Lehrkräfte umfassend bei der Erledigung von Bürot.tigkeiten zu unterstützen. Die

Schülerinnen und Schüler finden hier Unterstützung bei Fragen und auch mal

Zuspruch und ein Pflaster bei kleineren Verletzungen.

• Sie sind die erste Anlaufstelle bei Fragen unserer Lehrkräfte, Jugendlichen, Eltern und Behörden.
• Sie erledigen alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten, wie z. B. Korrespondenz, Termin-, Reise- und Eventmanagement und Gästeempfang.
• Sie erfassen Daten im Schulmanagementsystem.
• Sie übernehmen die Erstellung von Abrechnungen mit dem Bezirksamt.
• Sie bearbeiten die Schüleranmeldungen inklusive Vertragsabwicklung und führen die Schülerakten.
• Sie erstellen für die Schul- und Verwaltungsleitung Auswertungen und Präsentationen.
• Sie organisieren selbstständig den laufenden Betrieb u.a. durch Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial.

• Sie können pragmatisch Probleme lösen und mit allen Beteiligten wertschätzend kommunizieren.
• Sie sind sehr gut organisiert und arbeiten gern eigenverantwortlich.
• Sie haben ein sicheres Auftreten und gehen diskret mit sensiblen Daten um.
• Sie verfügen über eine hohe Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Ausdauer.
• Sie haben Erfahrungen im Office-Management gesammelt und fundierte Kenntnisse im Umgang mit den gängigen Office-Programmen.
• Sie sprechen Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, idealerweise zusätzlich Türkisch oder Arabisch.

• ein abwechslungsreiches Betätigungsfeld mit viel gestalterischem Freiraum;
• ein aktiver Beitrag zur Bildungs- und Chancengerechtigkeit in Berlin;
• ein engagiertes und interdisziplinäres Team.