Ärzte ohne Grenzen e.V.Berlinwww.aerzte-ohne-grenzen.deBranchen: Entwicklungszusammenarbeit, Gesundheitswesen & Medizin, Nothilfe & Krisenmanagement101-250 Mitarbeiter/innen4 offene Jobs

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Referent (w/m/d) Personalabteilung

Ab sofort, BerlinVollzeit, BefristetHuman Resource, Fach-/Referent

Über uns

Médecins Sans Frontières (MSF) wurde 1971 von französischen Ärzten und Journalisten als eine private, regierungsunabhängige, humanitäre Organisation gegründet. Ob Kriegsverwundete im Jemen, Vertriebene im Südsudan oder Tuberkulose-Patient*innen in Zentralasien: MSF leistet medizinische Hilfe in 70 Ländern weltweit, vor allem wo Menschen in Not keinen Zugang zu einer angemessenen Gesundheitsversorgung haben oder er ihnen verwehrt wird. ÄRZTE OHNE GRENZEN E.V. ist als deutsche Sektion einer von 24 Mitgliedsverbänden von MSF. Die Arbeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen Projektdurchführung, Personalwerbung, Medien- und Öffentlichkeitsarbeit sowie Fundraising. ÄRZTE OHNE GRENZEN e. V. hat im Jahr 2017 rund 153 Millionen Euro private Spenden eingeworben und beschäftigt derzeit über 200 Mitarbeitende am Standort Deutschland.

Die Personalabteilung

Die Personalabteilung von Ärzte ohne Grenzen ist zuständig für die Betreuung aller Inlandsund Auslandsmitarbeiter*innen von Ärzte ohne Grenzen. Für die Einstellung und Betreuung der Büromitarbeiter*innen in Deutschland ist ein Team von sechs Mitarbeiter*innen zuständig. Folgende Stelle ist vakant und zu besetzen:

I. Die Stelle

Stellenbezeichnung: Referent*in Personalabteilung - Vertretung

Einsatzort: ÄRZTE OHNE GRENZEN, Berlin

Umfang: Vollzeit (100% = 40 Std./Woche)

Befristung: bis April 2021

Beginn: 01.09.2019 oder früher


Position innerhalb des Büros

Die Position Referent*in der Personalabteilung untersteht hierarchisch und funktional der Koordinatorin des Bereichs Personaladministration.

Ziel der Position

Betreuung des Mitarbeiter*innen-Kreises bestehend aus Student*innen, Praktikant*innen, temporärer Mitarbeiter*innen und Ehrenamtler*innen.

II. Ihre Aufgaben

Personalbetreuung bezogen auf den Mitarbeiter*innen-Betreuungskreis:

  • Stellenausschreibungen und Abwicklung der Personalauswahl inkl. Teilnahme an Bewerbungsgesprächen
  • HR Beratung der Vorgesetzten für studentische Hilfskräfte, Praktikant*innen und temporäre Mitarbeiter*innen
  • Klärung von individuellen Einstellungsvoraussetzungen für den Mitarbeiter*innenkreis
  • Erarbeitung, Erstellung und Weiterentwicklung von Policies und Betriebsvereinbarungen für den Mitarbeiter*innenkreis 
  • Vertragsabwicklung und Betreuung für den o.g. Kreis an Mitarbeiter*innen und Sicherstellung der Vollständigkeit der Personaldokumente
  • Erfassung sämtlicher Daten in der Personaldatenbank sowie Personalaktenpflege
  • Zeiterfassungskontrolle aller Stundenlohnkräfte und Berechnung des Urlaubsanspruchs
  • Erstellung von Gehaltsbescheinigungen und sonstigen Bescheinigungen
  • Abwicklung von Kündigungen und Abgangsformalitäten inkl. der Zeugniserstellung
  • Ansprechpartner*in bei arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen und Follow up bei relevanten Änderungen (inkl. Vertragsanpassungen)
  • Vorbereitung und Prüfung der monatlichen Gehaltsabrechnungen
  • Regelmäßige Aktualisierung von Statistiken für den Bereich
  • Durchführung von Recherchen zu den aktuellen relevanten SV-Bestimmungen wie: Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Gleitzone, Mehrfachbeschäftigte, Mutterschutz etc.
  • Ansprechpartner*in für Zeitarbeitsfirmen bei Bedarf
  • Ansprechpartner*in für Agentur für Arbeit und Krankenkassen

Weitere Aufgaben

  • Bearbeitung der Bewerber*innen-Datenbank für alle Ausschreibungen
  • Beantwortung von Anfragen zur Mitarbeit
  • Unterstützung bei Personalausschreibungsprozessen für Büromitarbeiter*innen bei Bedarf
  • Anleitung und Betreuung der studentischen Hilfskräfte und Praktikant*innen in der Personalabteilung
  • Aktualisierung und Weiterentwicklung von internen Prozessen sowie deren Dokumentation im Prozess-Handbuch
  • Unterstützung beim HR Reporting
  • Betreuung und Verwaltung des Abwesenheitsplaners „Out of Office“
  • Vertretung der*des Personalreferent*in Standwerbung bei Abwesenheit

III. Ihr Profil

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium (BWL) mit Schwerpunkt Personalwesen und mind. 3 Jahre relevante Berufserfahrung oder kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Personalwesen und 4 Jahre relevante Berufserfahrung
  • Konkrete Erfahrung in der Personaladministration und Rekrutierung
  • Solide Kenntnisse im Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht
  • Hohe Zahlenaffinität und Erfahrung mit HR Reporting
  • Kenntnisse und Erfahrung im Bereich der vorbereitenden Gehaltsabrechnung
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Erfahrung mit Englisch als Arbeitssprache
  • Fundierte PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office) und Erfahrung mit Personaldatenbanken, SAP Kenntnisse von Vorteil
  • Ein serviceorientierter, selbständiger und organisierter Arbeitsstil
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten mit lösungsorientierter Einstellung und Diskretion
  • Vorherige Arbeitserfahrung bei Nichtregierungsorganisationen (NGO’s) von Vorteil

IV. Unser Angebot

  • Bezahlung nach innerbetrieblicher Gehaltsstruktur; in dieser Position gemäß Gruppe 3, von 2.773 € bis maximales Einstiegsgehalt 3.509 €, abhängig von jeweiliger relevanter Berufserfahrung
  • Benefits: 30 Tage Urlaub, 13. Monatsgehalt, Zuschuss zum ÖPNV-Ticket, regelmäßige Gehaltserhöhungen im Rahmen der Gehaltsstruktur, betriebliche Altersvorsorge ab zweijähriger Betriebszugehörigkeit, sowie freie Getränke und Obst
  • Eine sinnstiftende, abwechslungsreiche Tätigkeit in einer respektvollen und positiven Organisationskultur
  • Einblicke in die internationale Projektarbeit durch regelmäßige Berichte, Vorträge und Austausch mit Kolleg*innen 
  • Möglichkeit der Mitgestaltung durch abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen, regelmäßige Mitarbeiter*innen-Umfragen u.a.
  • Personalentwicklung durch Inhousetrainings-Angebote und Förderung individueller Weiterbildung
  • Unterstützung der Work-life-balance durch Teilzeit, mobiles Arbeiten, Gesundheitsförderung und ein externes psychologisches Employee Assistance Angebot
  • Ein zentral gelegenes Büro in Berlin mit hervorragender Anbindung an den ÖPNV

Als international tätige Organisation unterstützen wir Diversität, Offenheit und gegenseitigen Respekt. Im Einklang mit unseren Werten werden eingehende Bewerbungen nur auf ihre fachliche Qualifikation hin ausgewertet und unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung oder Alter berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis 04.08.2019. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ohne Foto (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per Email und fassen Sie dabei möglichst alle Dokumente in einer Datei zusammen (pdf, max. 5 MB). Für inhaltliche Fragen wenden Sie sich bitte an: Jutta Eich 030-700130-215.

Als spendenfinanzierte Organisation können wir leider die Reisekosten für ein erstes Bewerbungsgespräch nicht übernehmen. Wir bitten um Ihr Verständnis.

ÄRZTE OHNE GRENZEN e.V.

Personalabteilung, Jutta Eich

Am Köllnischen Park 1 in 10179 Berlin

Per Email: [email protected]

www.aerzte-ohne-grenzen.de

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