Besprechungen zu planen und durchzuführen ist nicht trivial. Mit wachsender Unternehmensgröße oder der großen Unbekannten externer Teilnehmer*innen wird das Aufsetzen und Durchführen von Meetings herausfordernder. Was es vor allem bei Online Terminen zu beachten gibt, um dabei alle mitzunehmen, lest ihr in diesem Artikel. 

Neue Möglichkeiten digitaler Meetings und ihre Herausforderungen 

Seit mittlerweile einem Jahr sind die meisten von uns in Online Meetings unterwegs. Viele haben gemerkt, dass die virtuellen Treffen auch Vorteile haben. Beispielsweise können Teammitglieder oder Gäste, die vorher Besprechungen nicht physisch wahrnehmen konnten, jetzt daran teilnehmen. Uns selbst ist es möglich, Termine bequem von zu Hause aus oder in einer anderen, selbst gewählten Umgebung durchzuführen. Wo sich neue Möglichkeiten erschließen, lassen Herausforderungen nicht auf sich warten. Auf wichtige Teilnehmermeldungen, Ideen und Meinungen will und sollte niemand verzichten. Wie aber gelingt es virtuell vielfältige Runden fair und effizient auf- und umzusetzen? Wenn wir uns mit dieser Frage befassen und Raum für neue Lösungen schaffen, können wir von vielfältigen Ideen profitieren.

Nicht alle Herausforderungen sind neu. Unterschiedliche Einstellungen, Haltungen oder Erwartungen führen auch in physischen Meetings zu Missverständnissen oder Ineffizienzen. Wir kennen das: 
Der extrovertierten Person fällt es leichter, die eigene Meinung zu äußern. 
Wenn sich schon Viele zu Wort gemeldet haben und der gleichen Auffassung waren, hat es eine andere Meinung schwerer.
Fakten, die die eigene Position bestätigen, wird mehr Aufmerksamkeit geschenkt. 
Das sind unconscious biases - unbewusste Vorurteile und Denkmuster. Diese können durch Online Meetings verstärkt werden, weil Körpersprache, Mimik oder leise Töne überhaupt oder nicht frühzeitig wahrgenommen werden können. Damit wird es schwieriger, das eigene Auftreten oder das Verhalten anderer zu reflektieren und darauf zu reagieren. 

Was können wir alle unternehmen, um die Probleme zu überwinden? 

Diese vier W-Fragen sind wichtig, um Meetings inklusiv zu gestalten:
Wer ist im Meeting?
Wann findet der Termin statt?
Was ist der Inhalt?
Wie setzen wir die Besprechung um?

Gehen wir die Fragen von vorn durch: Wer nimmt am Meeting teil? Mit dieser Frage soll sichergestellt werden, dass alle Leute und Perspektiven zugelassen werden. Ist es immer der gleiche Kreis, gibt es Anlass, dies von Zeit zu Zeit zu überprüfen. 
Wann der richtige Zeitpunkt für einen Termin ist, richtet sich vor allem nach den individuellen Arbeitszeiten der Teilnehmenden. Ist das Arbeiten in Teilzeit oder die Vereinbarkeit mit der Familie und z.B. Homeschooling zu beachten? Wann geht es denn überhaupt bei den Teammitgliedern oder Gästen? In Teams mit verschiedenen ethnischen Hintergründen sind auch kulturelle Feiertage zu bedenken. Wenn klar ist, wer alles dabei sein wird und wann das Meeting stattfinden kann, stellt sich die Frage nach dem Inhalt. Je nach Meeting Art gibt das Versenden der Agenda im Vorfeld des Termins die Möglichkeit, sich zu informieren, vorzubereiten oder Input von anderen einzusammeln. Denn nicht alle sind ad hoc in der Lage einen Standpunkt zu bilden und Feedback abzugeben. Es wäre möglicherweise nicht förderlich, wenn sich die Beteiligten im Meeting nur alle gegenseitig bestätigten.

Lasst das Meeting pünktlich starten. Das klingt banal, aber man weiß nie, was andere Menschen noch für Verantwortungen haben, wie zum Beispiel das Pflegen von Angehörigen oder die Kinderbetreuung. Das Einplanen von Pausen zwischendurch kann nicht nur einen eiligen Gang ermöglichen. Auch die Alltagsabläufe oder Gesundheit anderer Leute sind uns oft unbekannt, so kann etwa jemand, der Diabetes hat, regelmäßig messen. Das sind kleine “quick wins”, die Unannehmlichkeiten vermeiden und den meisten ein besseres Wohlbefinden ermöglichen. Moderator*innen balancieren die Wortmeldungen aus und behalten im Blick, wie oft unterbrochen wird oder ob überhaupt unterbrochen werden soll. Ausgleich zu einem möglichen Ungleichgewicht kann die Zuhilfenahme einer Chatfunktionen schaffen. Auf eine von der Meetingleitung gestellte Frage, antworten die Teammitglieder schriftlich. Erst auf ein Signal, klicken alle gleichzeitig auf Senden. Auch Abstimmungen können auf diese Weise im Chat mit Daumen hoch/runter Emojis, ja/nein oder +/- gleichberechtigt getroffen werden. 

Laptop, Bildschirm, Videochat
Zoom call with coffee
© Chris Montgomery

Eine fünfte W-Frage: Welche Rolle und Aufgaben haben Führungskräfte? 
Im Remote Leadership funktioniert das Aufbauen von Kontakt oder Feedback einholen nicht mehr wie vorher. Umso wichtiger, dass sich die Führungskraft ihrer Verantwortung bewusst ist. Wenn sie zuerst selbst eine Idee präsentiert oder Meinung äußert, verbaut sie sich damit womöglich Chancen und muss sich nicht wundern, wenn danach kaum noch etwas Neues aus dem Team kommt. Für manche Menschen und in verschiedenen Kulturen ist beispielsweise Widerspruch nicht Teil des Verhaltensportfolios. Das Verständnis von Hierarchie, Zeit, Kommunikationsaspekte, wie und durch wen Entscheidungen gefällt werden, ist von Land zu Land unterschiedlich.   
Ein Buchtipp zum Dekodieren kultureller Unterschiede: Culture Map von Erin Meyer
Empathie ist fundamental. Nur damit kommt man auf die Idee, welche Herausforderung es gibt und wie alle einbezogen werden können und sich beteiligt fühlen. 

Was GOODJOBS besser machen kann? Ein Eigenversuch

Anhand Larissa Leienbachs Checkliste haben wir Verbesserungspotential aufgedeckt. Intuitiv läuft schon vieles gut, aber hier kommen zwei Erkenntnisse. 
Kamera an! Den anderen zu sehen schafft Verbundenheit. Aber fühlen sich alle damit wohl? Lieber einmal zur Diskussion stellen. Zum besseren Verständnis und für eine erfolgreichere Kommunikation kann es hilfreich sein, auch die Gesichter zu sehen. Wie aber mit dem privaten Hintergrund umgehen? Einblicke in einen persönlichen Raum sind eventuell nicht allen lieb und steigern das Risiko der unbewussten Meinungsbildung. „Damit sich niemand mehr Gedanken machen muss, stellen wir nun virtuelle Hintergründe zur Verfügung.“ 

Weiterhin ist uns aufgefallen, dass wir in Meetings die Moderation nicht selten den wenigen Führungskräften überlassen. Oft ist es aber auch für diese eine Arbeitserleichterung und weniger anstrengend, wenn sie nicht auf alles gleichzeitig achten müssen. Je nach Zweck des Meetings ist es gerechtfertigt, auf Informationen und Status-Updates aus dem Managementteam zu warten, die Besprechung selbst aber von anderen Rollenträgern koordinieren zu lassen. Vor der Meeting-Organisation lohnen sich daher die folgenden Fragen: Warum sind wir da? Was soll erreicht oder erledigt werden? Was ist ein geeignetes Setup?

Fazit

Mit inklusiven Meetings lässt sich Diversität leben und da wir ohnehin gerade hinterfragen, wie Zusammenarbeiten funktioniert, können wir auch gleich den Inklusionsaspekt mit anpacken. Beteiligung und das Mitnehmen Aller sollte Teil einer guten Meeting Kultur werden. Sich selbst einbringen zu können und das Gefühl zu haben, gehört zu werden, steigert die Zufrieden- und Selbstsicherheit. Sich nicht ständig Gedanken machen zu müssen, ob und wie man wahrgenommen wird, wirkt sich positiv auf die mentale Gesundheit aus und wir fühlen uns verbunden, wenn sich andere für unsere Ansichten interessieren. 

“Inklusive Meetings sind keine weitere Box zum Abhaken, nicht noch ein kurzfristiger Trend oder etwas, das wir auch noch machen müssen - ich sehe es mehr als einen integralen Bestandteil, ein Teil des Wie.” Larissa Leienbach


Interviewpartnerin und Autorin u.a. der hilfreichen Checkliste Larissa Leienbach ist Coach für Potentialentfaltung und Inklusion Trainerin. Uns verriet sie, wie Mensch das Beste aus vielfältigen Teams macht. Wie sich persönliches Wachstum und berufliches Vorankommen gestalten kann, ergründet sie im 1:1 Coaching.