Die Botschaft in den letzten Wochen seit Beginn der Corona-Ausnahmesituation war eindeutig: Auf Kopfdruck sollten Arbeitnehmer*innen in den digitalen Modus umschalten und plötzlich wie agile Scrum-Teams von Zuhause zusammenarbeiten. Das funktioniert nicht immer so reibungslos und bietet deshalb viel Potenzial für Frust, Überforderung und Stress. Eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung zeigt, dass dieser digitaler Stress nicht nur negative gesundheitliche Folgen hat, sondern auch die berufliche Leistung verringert und einen starken Konflikt zwischen Berufs- und Privatleben auslöst. Was braucht es, damit digitale Selbstorganisation gesund für die Arbeitnehmer*innen funktioniert?

Gutes Selbstmanagement wichtiger als digitale Tools

Wir müssen uns bewusst werden, dass digitale Selbstorganisation nicht weniger bedeutet als eine Entwicklung hin zu mehr Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeitenden. Dabei sind digitale Werkzeuge lediglich Mittel zum Zweck. Was es vor allem braucht, ist ein gutes individuelles Selbstmanagement. Dabei ist eine gute Planung das A und O. Wie kann diese gelingen? Dazu gehört Prioritäten setzen, kommunizieren und anpassen, was du am Tag, in der Woche und im Monat erreichen willst. Dafür ist es gut, die einzelnen Aufgaben in viele kleine Pakete runter zu brechen. So schaffst du es, das Richtige anzugehen und dich nicht zu übernehmen.

Weniger ist mehr: zur erfolgreichen Nutzung digitaler Tools

Natürlich kann das Nutzen digitaler Tools wahnsinnig hilfreich sein, zum Beispiel um die Aufgaben zu strukturieren. Wer heute nur über E-Mails kommuniziert, wird schnell verrückt. Diese Tools gibt es wie Sand am Meer. In der Auswahl kommt es darauf an, sie richtig zu nutzen und dir bewusst zu werden, was du für reibungslosen Arbeitsablauf und eine gute Teamkommunikation brauchst. Unserer Erfahrung nach genügt ein einziges Projektmanagementtool. Dieses sollte das Ziel haben, dir die Arbeit zu erleichtern und einen permanenten Überblick zu behalten, was deine Projekte und Aufgaben sind. Dazu braucht es Funktionen, wie To-Do-Management-, Kalender, Chat- und Informationsmöglichkeiten. Gerade wenn man im Team arbeitet ist es dabei wichtig, sich abzusprechen, wie das Tool genutzt wird. So entstehen neue digitale Gewohnheiten und ein Überblick über andere Teamaktivitäten. Die Fortschritte des Teams dort zu sehen, tut für die persönliche Motivation gut.

Klare Arbeitsstrukturen schaffen: Arbeitszeiten und Focus Time

Wie anfangs erwähnt führt digitale Selbstorganisation schnell zu Überforderung. Deswegen kann sie nur mit klaren Strukturen funktionieren. 

Dazu ist es wichtig, deiner Arbeitszeit einen klaren Rahmen und zeitliche Grenzen zu setzen. Diese sollten regelmäßig dokumentiert werden. Gerade im Home Office ist die Gefahr sonst groß, sich zu überarbeiten.

Außerdem unterstützt die Einführung von „Focus Times“ strukturiertes Arbeiten, weil du deine Konzentration in richtige Bahnen lenkst. Du arbeitest in zeitlich begrenzten Blocks mit klaren Zielvorgaben, was du in dieser Zeit schaffen willst. Das können 30, 60 oder 120 Minuten sein. In dieser Zeit bist du nicht ansprechbar und konzentrierst dich auf diese Aufgabe. Das bedeutet, kein Smartphone, keine Benachrichtigungen oder Anrufe. Mit zeitlichen Vorgaben beugst du Konzentrationsschwächen vor. Aber nicht nur das: „Focus Time“ bedeutet Abgrenzung. Indem du dich auf eine Sache konzentrierst, sparst du dir die Zeit die verloren geht, wenn du ständig zwischen Aufgaben switchst und dich neu reindenken musst. So kreierst du ein Arbeitsumfeld des Schaffens, bekommst das Gefühl des Erledigens und bist gleichzeitig nicht überarbeitet. Das motiviert.

Mit diesen drei Tipps wollen wir dich unterstützen, den Spieß umzudrehen und die Möglichkeiten und Potenziale digitaler Selbstorganisation zu ergreifen. Richtig angewandt kann sie der Schlüssel sein, der dir hilft, Struktur in dein Arbeitsleben zu bringen und deinen Zielen näher zu kommen. Damit ist digitale Selbstorganisation der Weg und das Ziel in ein neues Zeitalter der Arbeitswelt, in dem Mitarbeitende mehr Freiheit und Verantwortung haben.

 


Dieser Gastartikel wurde von Hannah Strobel und Sarah Mewes von ZOE erstellt. ZOE ist ein junges Team, das Unternehmen und Organisationen dabei unterstützt Nachwuchskräfte zu begeistern und Nachhaltigkeit umzusetzen. Unser Ansatz verbindet Nachhaltigkeit und New Work Methoden.